Perusahaan sering membutuhkan catatan yang lebih detail daripada sekadar data absensi. HR perlu mengetahui kapan karyawan mulai bekerja, berapa lama waktu yang digunakan, pekerjaan apa yang dikerjakan, hingga apakah ada lembur.
Di sinilah timesheet kerja digunakan. Secara sederhana, timesheet merupakan catatan waktu yang digunakan untuk merekam durasi kerja seseorang dalam periode tertentu. Isinya dapat mencakup jam mulai, selesai, istirahat, lembur, serta tugas atau proyek yang dikerjakan.
✦ Key Takeaways
- Timesheet mencatat penggunaan waktu kerja, bukan sekadar kehadiran.
- Format terbaik adalah format yang sesuai kebutuhan: sederhana untuk administrasi karyawan, lebih detail untuk proyek dan pekerjaan lapangan.
Contoh Timesheet Kerja Harian
Untuk kebutuhan sederhana, formatnya tidak perlu rumit. Berikut contoh yang bisa digunakan karyawan:
Nama Karyawan: Dimas Prasetyo, S.E. | NIK: 2024-ADM-081 | Divisi / Unit: General Affair & Administrasi
Tanggal: Senin, 24 Agustus 2026 | Jabatan: Staff Administrasi Umum | Atasan Langsung: Hendra Wijaya (Spv. GA)
| No |
Kode / Kategori |
Uraian Aktivitas / Tugas |
Mulai |
Selesai |
Istirahat |
Durasi (Jam) |
Lembur |
Output / Hasil Pekerjaan |
Status |
Paraf Supervisor |
| 1 |
ADM-CORP |
Pengecekan surat masuk & distribusi disposisi pimpinan |
08:00 |
09:30 |
– |
1.5 |
– |
12 Surat masuk terarsip & diteruskan |
Selesai |
✓ (HW) |
| 2 |
FIN-PROC |
Rekapitulasi klaim reimburse bensin & parkir operasional |
09:30 |
12:00 |
– |
2.5 |
– |
Form pengajuan approval Finance siap |
Selesai |
✓ (HW) |
| – |
Istirahat Siang / Makan & Sholat |
12:00 |
13:00 |
60 mnt |
– |
– |
– |
– |
– |
| 3 |
FAC-MGMT |
Stock opname ATK bulanan & inventaris gudang kantor |
13:00 |
15:30 |
– |
2.5 |
– |
Laporan sisa persediaan per Agustus |
Selesai |
✓ (HW) |
| 4 |
ADM-VEND |
Follow-up perpanjangan kontrak vendor kebersihan & security |
15:30 |
17:00 |
– |
1.5 |
– |
Draft penawaran harga terlampir |
Review |
✓ (HW) |
| 5 |
REP-MNTH |
Penyusunan draft laporan mingguan logistik kantor (Lembur) |
17:30 |
19:00 |
30 mnt |
1.5 |
1.5 Jam |
Draft ringkasan biaya operasional |
Selesai |
✓ (HW) |
| TOTAL JAM KERJA EFEKTIF: |
9.5 Jam |
1.5 Jam |
*Jam Reguler: 8 Jam | Lembur: 1.5 Jam |
Format tersebut sudah cukup untuk mencatat aktivitas kerja harian sekaligus waktu yang digunakan.
Apa Saja Isi Timesheet?
Tidak semua perusahaan membutuhkan kolom yang sama. Namun, beberapa informasi berikut paling umum digunakan:
- Tanggal: waktu pekerjaan dilakukan.
- Identitas karyawan: nama atau ID pegawai.
- Jam mulai dan selesai: waktu kerja aktual.
- Durasi istirahat: jika diperlukan untuk menghitung jam efektif.
- Total jam kerja: jumlah waktu yang digunakan.
- Aktivitas atau tugas: pekerjaan yang dilakukan.
- Kode proyek/klien: penting bagi perusahaan berbasis proyek.
- Jam lembur: untuk memisahkan waktu tambahan dari jam reguler.
- Keterangan: informasi tambahan jika ada kondisi khusus.
Struktur ini sejalan dengan praktik penggunaan timesheet untuk mencatat waktu, tugas, proyek, dan pelanggan.
Contoh Timesheet Kerja Harian Excel
Excel cocok digunakan jika jumlah karyawan masih relatif sedikit dan pencatatan belum membutuhkan otomatisasi yang kompleks.
Contohnya:
Nama: Dimas Prasetyo, S.E. | NIK: 2024-ADM-081 | Divisi: General Affair & Administrasi
Tanggal: 24 Agustus 2026 | Jabatan: Staff Administrasi | Atasan: Hendra Wijaya
| No |
Kode |
Uraian Pekerjaan / Tugas |
Mulai |
Selesai |
Istirahat |
Durasi |
Lembur |
Output / Hasil |
Status |
| 1 |
ADM-CORP |
Pengecekan surat masuk & distribusi disposisi |
08:00 |
09:30 |
0 mnt |
1.5 Jam |
– |
12 Surat terdistribusi & terarsip |
Selesai |
| 2 |
FIN-PROC |
Rekapitulasi klaim reimburse operasional |
09:30 |
12:00 |
0 mnt |
2.5 Jam |
– |
Form klaim diajukan ke Finance |
Selesai |
| – |
Istirahat Siang / Makan & Sholat |
12:00 |
13:00 |
60 mnt |
– |
– |
Jam Istirahat Reguler |
– |
| 3 |
FAC-MGMT |
Stock opname ATK gudang kantor |
13:00 |
15:30 |
0 mnt |
2.5 Jam |
– |
Laporan sisa persediaan ATK |
Selesai |
| 4 |
ADM-VEND |
Follow-up kontrak vendor cleaning |
15:30 |
17:00 |
0 mnt |
1.5 Jam |
– |
Draft penawaran harga terlampir |
Review |
| 5 |
REP-MNTH |
Penyusunan laporan operasional (Lembur) |
17:30 |
19:30 |
30 mnt |
1.5 Jam |
1.5 Jam |
Draft ringkasan biaya operasional |
Selesai |
| TOTAL JAM KERJA: |
9.5 Jam |
1.5 Jam |
*Reguler: 8 Jam | Lembur: 1.5 Jam |
Dengan Excel, kolom jam efektif dan lembur dapat dihitung menggunakan formula sehingga HR tidak perlu menghitungnya satu per satu.
Namun, timesheet bukan pengganti absensi. Absensi menjawab kapan seseorang hadir, sedangkan timesheet dapat menjelaskan bagaimana waktu kerjanya digunakan.
Contoh Timesheet Karyawan Bulanan
Jika kebutuhan perusahaan hanya melihat rekap, format bulanan bisa dibuat lebih sederhana.
Rekapitulasi Lembar Kerja Bulanan (Monthly Timesheet)
Nama Karyawan: Dimas Prasetyo, S.E. | NIK: 2024-ADM-081 | Divisi / Unit: General Affair & Administrasi
Periode Rekap: 01 Agustus 2026 – 31 Agustus 2026 | Jabatan: Staff Administrasi Umum | Atasan: Hendra Wijaya
| No |
Tanggal |
Hari |
Jam Masuk |
Jam Pulang |
Jam Reguler |
Jam Lembur |
Status |
Ringkasan Tugas / Keterangan |
Approval Spv |
| 1 |
03/08/2026 |
Senin |
08:00 |
17:00 |
8.0 |
– |
Hadir |
Tugas reguler administrasi kantor & stock opname |
✓ (HW) |
| 2 |
04/08/2026 |
Selasa |
08:00 |
17:00 |
8.0 |
– |
Hadir |
Rekap klaim reimburse operasional & arsip surat |
✓ (HW) |
| 3 |
05/08/2026 |
Rabu |
08:00 |
19:00 |
8.0 |
1.5 |
Hadir |
Closing rekapitulasi faktur vendor (Lembur 1.5 jam) |
✓ (HW) |
| 4 |
06/08/2026 |
Kamis |
08:00 |
17:00 |
8.0 |
– |
Hadir |
Follow-up surat penawaran & vendor cleaning service |
✓ (HW) |
| 5 |
07/08/2026 |
Jumat |
08:00 |
17:00 |
8.0 |
– |
Hadir |
Laporan mingguan logistik & koordinasi GA |
✓ (HW) |
| 6 |
11/08/2026 |
Selasa |
– |
– |
0.0 |
– |
Cuti |
Cuti Tahunan (Form Cuti No. CT-044 disetujui) |
✓ (HW) |
| 7 |
13/08/2026 |
Kamis |
08:00 |
19:30 |
8.0 |
2.0 |
Hadir |
Persiapan kelengkapan berkas audit internal (Lembur 2.0 jam) |
✓ (HW) |
| TOTAL AKUMULASI BULANAN: |
168.0 Jam |
14.5 Jam |
*Hadir: 21 Hari | Cuti: 1 Hari | Izin/Sakit: 0 Hari |
Format seperti ini berguna untuk melihat akumulasi jam kerja dan lembur dalam satu periode.
Time Sheet untuk Proyek
Kebutuhan perusahaan berbasis proyek sedikit berbeda. Manajemen biasanya tidak hanya ingin mengetahui berapa lama seseorang bekerja, tetapi juga waktu tersebut digunakan untuk proyek apa.
Contohnya:
Lembar Waktu Kerja Proyek (Project Timesheet)
Nama Proyek: Implementasi Sistem ERP & Integrasi POS | Kode Proyek: PRJ-2026-088
Nama Klien: PT Nusantara Retail Persada | Project Manager: Irfan Maulana, PMP
Nama Anggota Tim: Dimas Prasetyo, S.E. | Peran: Business & Operations Analyst | Periode Sprint: Sprint 4 (17–28 Agt 2026)
| No |
Tanggal |
Modul / Milestone |
Uraian Aktivitas / Task |
Mulai |
Selesai |
Durasi (Jam) |
Billable? |
Deliverables / Deliverable Code |
Status |
Approval PM |
| 1 |
18/08/2026 |
M-01 (Analisis Kebutuhan) |
Wawancara alur kerja gudang & pemetaan SOP stok |
09:00 |
12:30 |
3.5 |
Ya |
BRD-WH-v1.0 (Draft) |
Selesai |
✓ (IM) |
| 2 |
19/08/2026 |
M-02 (Perancangan Alur) |
Penyusunan Flowchart Transaksi POS ke Akuntansi |
08:30 |
13:00 |
4.5 |
Ya |
Diagram Alur Data Transaksi |
Selesai |
✓ (IM) |
| 3 |
20/08/2026 |
M-00 (Manajemen Internal) |
Sprint Planning & Evaluasi Retrospektif Internal |
14:00 |
15:30 |
1.5 |
Tidak |
Notula Internal & Jira Update |
Selesai |
✓ (IM) |
| 4 |
21/08/2026 |
M-03 (UAT & Validasi) |
Penyusunan skenario pengujian modul kasir POS |
09:00 |
14:00 |
4.0 |
Ya |
Dokumen UAT-POS-2026 |
Review |
✓ (IM) |
| 5 |
24/08/2026 |
M-04 (Implementasi Lapangan) |
Pendampingan uji coba sistem di gerai flagship |
13:00 |
18:00 |
5.0 |
Ya |
Log Evaluasi Trial Lapangan |
Selesai |
✓ (IM) |
| TOTAL ALOKASI JAM KERJA SPRINT: |
18.5 Jam |
*Billable (Dapat Ditagihkan): 17.0 Jam | Non-Billable (Internal): 1.5 Jam |
Data semacam ini membantu perusahaan melihat alokasi tenaga kerja, memperkirakan biaya proyek, serta mengetahui pekerjaan mana yang menghabiskan waktu paling banyak.
Contoh Time Sheet Alat Berat
Untuk alat berat, pencatatannya biasanya tidak cukup menggunakan jam masuk dan pulang operator. Yang lebih penting adalah berapa lama alat digunakan dan untuk pekerjaan apa.
Lembar Harian Kerja Alat Berat (Heavy Equipment Daily Timesheet)
Jenis Alat: Excavator PC200-8 | Kode Unit: EX-014 | No. Pol / Seri: KOM-2023-8891
Nama Operator: Agus Supriyanto | Lokasi / Site: Proyek Tol Seksi 2 (STA 14+500)
Tanggal: Rabu, 26 Agustus 2026 | Pengawas Lapangan: Joko Santoso (Site Spv)
| No |
Uraian Pekerjaan / Lokasi Sektor |
Jam Mulai |
Jam Selesai |
HM Awal |
HM Akhir |
Total HM |
Refuel Solar (Ltr) |
Kondisi Unit |
Catatan / Keterangan |
Paraf Spv |
| 1 |
Galian saluran drainase utama (STA 14+500) |
08:00 |
12:00 |
1240.5 |
1244.5 |
4.0 |
45 L |
Operasi |
Kondisi hidrolik normal |
✓ (JS) |
| – |
Istirahat Operator & Pengecekan Mesin |
12:00 |
13:00 |
1244.5 |
1244.5 |
0.0 |
– |
Standby |
Engine OFF |
– |
| 2 |
Loading material tanah ke Dump Truck (DT-08 s/d 12) |
13:00 |
16:30 |
1244.5 |
1248.0 |
3.5 |
40 L |
Operasi |
Volume: 24 ritase DT |
✓ (JS) |
| 3 |
Leveling & trimming lereng tanggul (Lembur) |
17:00 |
19:00 |
1248.0 |
1250.0 |
2.0 |
25 L |
Operasi |
Lembur percepatan slope |
✓ (JS) |
| TOTAL OPERASIONAL HARIAN: |
9.5 Jam (HM) |
110 Liter |
*HM Reguler: 7.5 Jam | HM Lembur: 2.0 Jam | Breakdown: 0 Jam |
Bagaimana Membuat Timesheet yang Baik?
Tidak perlu membuat tabel yang terlalu panjang. Mulailah dari informasi yang benar-benar dibutuhkan perusahaan.
- Untuk administrasi karyawan: gunakan tanggal, jam mulai, jam selesai, durasi, dan lembur.
- Untuk proyek: tambahkan nama proyek, aktivitas, dan durasi setiap pekerjaan.
- Untuk alat berat: tambahkan identitas alat, operator, lokasi, serta jam operasi.
Semakin kompleks kebutuhan bisnis, semakin detail pencatatannya. Sebaliknya, terlalu banyak kolom justru dapat membuat karyawan malas mengisi dan meningkatkan kesalahan input.
Timesheet Manual atau Digital?
Keduanya bisa digunakan. Spreadsheet seperti Excel masih cukup untuk tim kecil dengan kebutuhan sederhana.
Namun, ketika jumlah karyawan dan proyek semakin banyak, pencatatan manual mulai sulit dikontrol. Sistem digital dapat membantu mengumpulkan data secara terpusat dan mengurangi pekerjaan rekapitulasi. Timesheet modern juga dapat dikaitkan dengan payroll, pelacakan proyek, dan pengelolaan sumber daya.
Contoh timesheet kerja harian pada dasarnya tidak harus rumit. Yang terpenting adalah mampu menunjukkan kapan pekerjaan dilakukan, berapa lama waktunya, dan apa yang dikerjakan.
Untuk kebutuhan karyawan biasa, tabel sederhana sudah cukup. Sementara pekerjaan berbasis proyek atau operasional lapangan membutuhkan informasi tambahan seperti proyek, aktivitas, lokasi, atau penggunaan alat.
Otomatiskan Timesheet & Alur Kerja Tim Anda Bersama Lark
Hindari kesalahan rekap dan boros waktu akibat spreadsheet manual. Dengan Lark, pencatatan jam kerja, lembur, dan manajemen proyek terhubung langsung secara otomatis. Dapatkan solusi implementasi terbaik melalui Sokatree, reseller resmi Lark di Indonesia.
Kunjungi Sokatree & Mulai Konsultasi
