Cara Membuat Dashboard Penjualan Otomatis di Lark Base

Membuat laporan penjualan secara manual sering kali membutuhkan waktu cukup lama. Tim harus mengumpulkan data dari beberapa file, memeriksa perhitungan, kemudian memperbarui grafik sebelum laporan disampaikan kepada manajemen.

Proses tersebut menjadi semakin rumit ketika perusahaan memiliki banyak produk, sales, atau cabang. Selain memperlambat penyusunan laporan, pencatatan manual juga meningkatkan risiko terjadinya perbedaan data antara satu divisi dengan divisi lainnya.

Lark Base dapat digunakan untuk mengelola data sekaligus mengubahnya menjadi dashboard interaktif. Menurut Lark Base, pengguna dapat mengimpor spreadsheet dan menampilkan datanya melalui lebih dari 20 jenis grafik yang akan mengikuti perubahan pada sumber data.

Dalam tutorial ini, kita akan membuat dashboard penjualan yang menampilkan total pendapatan, jumlah transaksi, tren penjualan, performa sales, produk terlaris, dan status pembayaran.

Hasil Dashboard yang Akan Dibuat

Dashboard penjualan dalam tutorial ini akan menampilkan beberapa informasi utama, yaitu:

• Total nilai penjualan;
• jumlah transaksi;
• rata-rata nilai transaksi;
• total sisa tagihan;
• tren penjualan setiap bulan;
• penjualan berdasarkan produk;
• performa setiap sales; dan
• status pembayaran pelanggan.

Dengan tampilan tersebut, tim manajemen dapat mengetahui perkembangan penjualan tanpa harus membaca seluruh baris data transaksi satu per satu.

Langkah Praktis Membuat Dashboard Penjualan di Lark Base

Sebelum mulai membuat dashboard, pastikan Anda sudah memiliki akun Lark dan mendapatkan akses untuk membuat serta mengelola Lark Base.

1. Buat Tabel Data Transaksi

Buka Lark Base, kemudian buat Base baru dengan nama Dashboard Penjualan. Setelah itu, tambahkan tabel dan beri nama Data Transaksi.

Buat beberapa field berikut sebagai struktur data utama:

Gunakan tipe field yang sesuai agar data dapat diolah secara konsisten. Sebagai contoh, field Tanggal sebaiknya menggunakan tipe Date, sedangkan Produk, Cabang, dan Status Pembayaran dapat menggunakan Single select.

Penulisan data yang konsisten akan mempermudah proses pengelompokan, penyaringan, dan visualisasi pada dashboard.

2. Buat Perhitungan Penjualan Otomatis

Setelah struktur tabel selesai, buat field untuk menghitung nilai penjualan secara otomatis.

Pada field Total Penjualan, pilih tipe Formula. Kemudian buat perhitungan dengan logika berikut:

Jumlah × Harga Satuan

Selanjutnya, buat field Sisa Tagihan dengan formula:

Total Penjualan − Nominal Dibayar

Dengan formula tersebut, tim hanya perlu memasukkan jumlah produk, harga satuan, dan nominal pembayaran. Total penjualan serta sisa tagihan akan dihitung oleh sistem.

Catatan gambar: Tambahkan screenshot saat memilih tipe Formula dan memasukkan field ke dalam perhitungan.

3. Masukkan atau Impor Data Penjualan

Masukkan beberapa data transaksi sebagai bahan untuk membuat dashboard. Anda juga dapat mengimpor data penjualan yang sebelumnya tersimpan dalam file XLSX atau CSV.

Pastikan nama produk, sales, cabang, dan status pembayaran sudah ditulis secara seragam. Perbedaan penulisan seperti “Jakarta”, “JKT”, dan “Cabang Jakarta” dapat menyebabkan data terbaca sebagai tiga kategori yang berbeda.

Jika data perusahaan masih tersimpan dalam spreadsheet, ikuti panduan cara memindahkan data dari spreadsheet ke Lark Base terlebih dahulu.

4. Tambahkan Dashboard Baru

Setelah data transaksi tersedia, buat tampilan dashboard baru dengan mengikuti langkah berikut:

1. Buka Base yang telah dibuat.
2. Tambahkan tampilan atau view baru.
3. Pilih opsi Dashboard.
4. Gunakan tabel Data Transaksi sebagai sumber data.
5. Beri nama Dashboard Penjualan.
6. Buka mode penyuntingan dashboard.

Posisi dan nama menu dapat berbeda mengikuti versi Lark yang digunakan. Oleh karena itu, periksa kembali sumber tabel sebelum menambahkan komponen visual.

5. Buat Kartu Ringkasan Penjualan

Mulailah dengan membuat kartu ringkasan atau KPI. Kartu ini digunakan untuk menampilkan angka utama yang perlu diketahui manajemen.

Tambahkan empat indikator berikut:

Atur judul setiap kartu agar mudah dipahami. Apabila tersedia pengaturan format angka, gunakan format mata uang Rupiah untuk total penjualan, rata-rata transaksi, dan sisa tagihan.

6. Tambahkan Grafik Penjualan

Setelah kartu ringkasan selesai, tambahkan beberapa grafik untuk membantu pengguna memahami pola penjualan.

Grafik Tren Penjualan

Gunakan line chart untuk melihat perubahan penjualan dari waktu ke waktu.

Pengaturannya:

• Dimensi: Tanggal;
• nilai: Sum Total Penjualan; dan
• pengelompokan waktu: Mingguan atau bulanan.

Grafik ini membantu manajemen melihat periode ketika penjualan mengalami kenaikan atau penurunan.

Grafik Penjualan Berdasarkan Produk

Gunakan bar chart dengan pengaturan berikut:

• Dimensi: Produk;
• nilai: Sum Total Penjualan; dan
• urutan: Nilai terbesar ke terkecil.

Dari grafik tersebut, perusahaan dapat mengetahui produk yang memberikan kontribusi penjualan paling besar.

Grafik Performa Sales

Buat bar chart lainnya untuk membandingkan performa masing-masing sales.

Gunakan nama sales sebagai dimensi dan total penjualan sebagai nilai yang dihitung. Jika perusahaan memiliki target individual, tambahkan tabel Target Penjualan agar pencapaian aktual dapat dibandingkan dengan target.

Grafik Status Pembayaran

Gunakan pie chart atau donut chart untuk menampilkan proporsi transaksi berdasarkan status pembayaran, seperti:

• Lunas;
• belum lunas; dan
• jatuh tempo.

Lark menyebut dashboard Base mendukung lebih dari 20 jenis grafik, termasuk line chart dan heatmap, yang dapat mengikuti pembaruan data secara real-time.

7. Tambahkan Filter pada Dashboard

Dashboard yang sama dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan dengan menambahkan filter.

Beberapa filter yang dapat digunakan antara lain:

• Periode transaksi;
• nama sales;
• produk;
• cabang; dan
• status pembayaran.

Sebagai contoh, Sales Manager dapat memilih periode tertentu untuk mengevaluasi penjualan bulanan. Sementara itu, Branch Manager dapat menyaring data berdasarkan cabang yang menjadi tanggung jawabnya.

Setelah filter dibuat, pastikan seluruh kartu dan grafik sudah terhubung dengan filter yang sesuai.

8. Buat Form Input Transaksi

Agar proses input lebih praktis, buat Form View yang terhubung dengan tabel Data Transaksi.

Tampilkan field berikut pada formulir:

• Tanggal;
• nama pelanggan;
• sales;
• produk;
• jumlah;
• harga satuan;
• nominal dibayar;
• status pembayaran; dan
• cabang.

Field Total Penjualan dan Sisa Tagihan tidak perlu ditampilkan karena nilainya akan dihitung menggunakan formula.

Form dapat dibagikan kepada tim melalui tautan atau QR code. Lark juga menjelaskan bahwa data yang dikumpulkan melalui form dapat masuk ke sumber data dan divisualisasikan dalam dashboard secara langsung.

9. Tambahkan Automasi Notifikasi

Selain menampilkan data, Lark Base dapat digunakan untuk mengirimkan notifikasi berdasarkan kondisi tertentu.

Sebagai contoh, buat automasi berikut:

Trigger:
Transaksi baru ditambahkan

Action:
Kirim notifikasi ke grup sales

Perusahaan juga dapat membuat automasi lain, seperti:

• Mengirim notifikasi kepada finance ketika pembayaran berubah menjadi lunas;
• mengingatkan sales ketika tagihan melewati jatuh tempo; atau
• memberi tahu manajer ketika terdapat transaksi dengan nilai tertentu.

Lark Base menyediakan workflow visual dengan rangkaian trigger, action, dan notification untuk membantu mengurangi pekerjaan manual.

10. Uji Dashboard yang Sudah Dibuat

Sebelum dashboard digunakan oleh seluruh tim, lakukan pengujian dengan memasukkan satu transaksi baru melalui form.

Periksa apakah:

• Data berhasil masuk ke tabel;
• formula menghitung nilai dengan benar;
• kartu KPI ikut berubah;
• grafik menampilkan data terbaru;
• seluruh filter berfungsi;
• notifikasi terkirim kepada pengguna yang tepat; dan
• hak akses sudah sesuai dengan jabatan pengguna.

Pengujian ini penting untuk memastikan tidak ada kesalahan perhitungan atau informasi sensitif yang terlihat oleh pengguna yang tidak berkepentingan.

Gunakan Template Dashboard Penjualan Lark Base

Membuat struktur tabel, formula, grafik, dan automasi dari awal membutuhkan waktu. Untuk mempercepat prosesnya, Sokatree menyediakan template Dashboard Penjualan Lark Base yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Template tersebut mencakup:

• Tabel data transaksi;
• daftar produk;
• daftar sales;
• target penjualan;
• formulir input transaksi;
• formula perhitungan;
• dashboard penjualan;
• filter; dan
• automasi dasar.

Gunakan Template Dashboard Penjualan

Coba Template Ini

Menyesuaikan Dashboard dengan Proses Bisnis Perusahaan

Template dashboard dapat digunakan untuk kebutuhan monitoring penjualan dasar. Namun, setiap perusahaan memiliki struktur tim, indikator performa, tahapan transaksi, dan mekanisme pelaporan yang berbeda.

Perusahaan dengan beberapa divisi atau cabang mungkin memerlukan relasi antar-tabel, workflow approval, sinkronisasi data, automasi bertingkat, serta pengaturan hak akses yang lebih kompleks.

Sebagai partner resmi Lark di Indonesia, Sokatree membantu perusahaan melakukan analisis proses bisnis, merancang database, membuat dashboard, mengatur hak akses, dan membangun workflow otomatis yang sesuai dengan kebutuhan operasional.

Kesimpulan

Dashboard penjualan otomatis di Lark Base dapat dibuat dengan menghubungkan tabel transaksi, formula, kartu KPI, grafik, filter, formulir, dan automasi. Setelah seluruh komponen terhubung, perubahan pada data sumber dapat langsung tercermin pada laporan tanpa mengharuskan tim melakukan rekap berulang.

Jika perusahaan Anda membutuhkan dashboard yang melibatkan banyak divisi, cabang, level akses, atau proses persetujuan, Sokatree siap membantu merancang dan mengimplementasikan Lark Base sesuai dengan proses bisnis perusahaan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan