Lark Base untuk HR: Kelola Rekrutmen dan Data Karyawan

Sokatree.id – Tim HR tidak hanya bertanggung jawab mencari kandidat, tetapi juga mengelola dokumen, menjadwalkan wawancara, memantau onboarding, dan menjaga data karyawan tetap akurat.

Namun, ketika seluruh proses tersebut masih dijalankan menggunakan spreadsheet terpisah, tim HR dapat mengalami kesulitan mengetahui status kandidat terbaru. Informasi karyawan juga berisiko tersebar di berbagai file dengan format dan akses yang berbeda.

Lark Base dapat digunakan untuk membangun sistem pengelolaan HR yang menyesuaikan proses perusahaan. Lark sendiri menyebut Base sebagai database terpusat yang dapat digunakan tim HR untuk menyimpan dan mengelola informasi karyawan serta data rekrutmen.

Mengelola Proses Rekrutmen dengan Lark Base

Proses rekrutmen melibatkan banyak informasi, mulai dari identitas kandidat hingga hasil wawancara. Dengan Lark Base, tim HR dapat menyimpan data tersebut dalam satu tabel kandidat.

Struktur tabel rekrutmen dapat berisi:

Status kandidat dapat dibagi menjadi beberapa tahapan, seperti Kandidat Baru, Screening, Interview HR, Interview User, Offering, Diterima, dan Ditolak.

Tim HR kemudian dapat membuat Kanban View berdasarkan status tersebut. Dengan tampilan ini, kandidat cukup dipindahkan dari satu kolom ke kolom lain ketika proses rekrutmen berlanjut.

Menurut Lark pada artikelnya, Base memungkinkan data yang sama ditampilkan melalui Grid, Kanban, Gallery, dan Gantt tanpa membuat sumber data baru. Perubahan data juga akan tersinkronisasi pada seluruh tampilan.

Mengumpulkan Data Kandidat Melalui Form

Selain memasukkan data secara manual, tim HR dapat membuat formulir lamaran yang terhubung dengan tabel kandidat.

Form tersebut dapat memuat:

• Nama lengkap;
• alamat email;
• nomor telepon;
• posisi yang dilamar;
• pengalaman kerja;
• tautan portofolio; dan
• dokumen CV.

Setelah kandidat mengisi form, informasinya akan masuk ke tabel rekrutmen. HR tidak perlu lagi menyalin data kandidat dari email ke spreadsheet.

Lark Base mendukung pengumpulan informasi melalui link, QR code, dan embedded form. Data yang masuk juga dapat digunakan sebagai sumber dashboard secara langsung.

Membuat Automasi Rekrutmen

Automasi dapat membantu HR mengurangi pekerjaan administratif yang dilakukan berulang kali. Sebagai contoh, perusahaan dapat membuat alur berikut:

Trigger:
Status kandidat berubah menjadi Interview HR

Action:
Kirim notifikasi kepada HR Recruiter

Automasi lainnya dapat digunakan untuk:

• Memberi tahu user ketika kandidat siap diwawancarai;
• mengirim pengingat sebelum jadwal wawancara;
• meminta persetujuan sebelum offering;
• memberi tahu tim HR ketika kandidat diterima; atau
• membuat tugas onboarding setelah proses rekrutmen selesai.

Lark menjelaskan bahwa Base memiliki visual workflow builder dengan rangkaian trigger, action, dan notification.

Mengelola Database Karyawan

Ketika kandidat dinyatakan diterima, datanya dapat dimasukkan ke dalam tabel karyawan. Tabel ini berfungsi sebagai pusat informasi tenaga kerja di perusahaan.

Data yang dapat disimpan antara lain:

• ID karyawan;
• nama lengkap;
• jabatan;
• divisi;
• lokasi kerja;
• atasan langsung;
• tanggal bergabung;
• status kepegawaian;
• tanggal berakhirnya kontrak; dan
• status onboarding.

Pisahkan informasi umum dari data sensitif, seperti nomor rekening, informasi identitas, dan dokumen kontrak. Gunakan pengaturan hak akses agar setiap pengguna hanya dapat melihat data yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Lark Base menyediakan pengaturan izin hingga tingkat field sehingga perusahaan dapat membatasi informasi yang terlihat oleh pengguna tertentu.

Memantau Onboarding Karyawan Baru

Lark Base juga dapat digunakan untuk membuat checklist onboarding berdasarkan posisi atau divisi karyawan.

Checklist tersebut dapat mencakup:

• Penandatanganan dokumen;
• pembuatan akun kerja;
• pemberian akses aplikasi;
• pengenalan kebijakan perusahaan;
• orientasi dengan atasan;
• pelatihan awal; dan
• evaluasi masa percobaan.

Lark mendukung pengingat otomatis, checklist berdasarkan peran, pesan selamat datang terjadwal, serta pembagian dokumen dan akses kerja dalam proses onboarding.

Tim HR dapat membuat dashboard untuk melihat jumlah karyawan baru, progres onboarding, kontrak yang segera berakhir, dan tugas yang belum diselesaikan.

Baca Juga: Cara Membuat Dashboard Penjualan Otomatis di Lark Base

Mengoptimalkan Proses HR Bersama Sokatree

Lark Base dapat digunakan untuk membangun sistem rekrutmen dan database karyawan tanpa mengembangkan aplikasi dari awal. Namun, struktur sistem tetap perlu disesuaikan dengan tahapan rekrutmen, kebijakan akses, dan pembagian tanggung jawab di setiap perusahaan.

Sebagai partner resmi Lark di Indonesia, Sokatree membantu perusahaan mulai dari pemetaan proses HR, pembuatan database, desain form dan dashboard, hingga konfigurasi automasi dan hak akses pengguna.

Kesimpulan

Lark Base membantu tim HR menyatukan proses rekrutmen, data karyawan, dan onboarding dalam sistem yang lebih terstruktur. Dengan tabel, form, Kanban, dashboard, dan automasi, informasi dapat diperbarui serta dipantau tanpa bergantung pada banyak spreadsheet terpisah.