Pengelolaan cuti block leave dapat menjadi tantangan bagi tim HR ketika pengajuan masih disampaikan melalui chat, email, atau formulir terpisah. Tim HR harus memeriksa tanggal cuti, meminta persetujuan atasan, memperbarui status, dan memastikan tidak terlalu banyak karyawan dalam satu divisi yang mengambil cuti pada waktu bersamaan.
Untuk menyederhanakan proses tersebut, perusahaan dapat membuat sistem pengajuan cuti menggunakan Lark Base. Platform no-code ini memungkinkan perusahaan mengumpulkan data melalui formulir, menjalankan alur kerja otomatis, dan menyajikan data dalam beberapa tampilan. Menurut Lark, data yang dikumpulkan melalui formulir dapat langsung masuk ke Base dan ditampilkan dalam dashboard secara real-time.
1. Siapkan Tabel Data Pengajuan Cuti Block Leave
Cuti block leave merupakan cuti yang diambil selama beberapa hari secara berturut-turut. Durasi minimal, ketentuan penggunaan, dan proses persetujuannya dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
Langkah pertama adalah membuat Base baru yang akan digunakan sebagai pusat data pengajuan cuti. Setelah itu, buat tabel dengan nama Pengajuan Cuti Block Leave.
Beberapa field yang dapat ditambahkan meliputi:
- Nama karyawan
- Nomor induk karyawan
- Divisi
- Jenis cuti
- Tanggal mulai cuti
- Tanggal berakhir
- Jumlah hari cuti
- Alasan pengajuan
- Atasan yang menyetujui
- Status pengajuan
- Catatan atasan
Sesuaikan tipe field dengan data yang dimasukkan. Misalnya, gunakan Date untuk tanggal mulai dan berakhir, Single Select untuk status pengajuan, serta Attachment apabila karyawan perlu menyertakan dokumen pendukung.
Perusahaan juga dapat menambahkan field formula untuk membantu menghitung durasi cuti berdasarkan tanggal mulai dan tanggal berakhir. Namun, rumus perlu disesuaikan apabila perusahaan hanya menghitung hari kerja dan mengecualikan akhir pekan atau hari libur nasional.
2. Buat Formulir Pengajuan Cuti untuk Karyawan
Setelah tabel selesai, buat formulir pengajuan dari data tersebut. Pilih menu untuk menambahkan Form View, kemudian masukkan field yang perlu diisi oleh karyawan.
Agar formulir tetap sederhana, tampilkan hanya informasi yang dibutuhkan, seperti nama, divisi, tanggal cuti, alasan, dan dokumen pendukung. Field internal seperti status pengajuan dan catatan atasan tidak perlu ditampilkan kepada karyawan.
Atur sejumlah pertanyaan sebagai field wajib agar tidak ada pengajuan yang dikirimkan tanpa informasi penting. Tambahkan pula petunjuk mengenai durasi minimal block leave atau batas waktu pengajuan berdasarkan kebijakan perusahaan.
Tautan formulir kemudian dapat dibagikan melalui grup kerja, Lark Messenger, atau ditempatkan pada dokumen panduan HR. Lark menjelaskan bahwa formulir Base dapat dibagikan menggunakan tautan langsung, kode QR, ataupun disematkan pada media lain. Setiap jawaban yang dikirimkan akan masuk ke tabel sehingga tim HR tidak perlu memindahkan data secara manual.
3. Atur Persetujuan dan Notifikasi Secara Otomatis
Tahap berikutnya adalah membuat alur persetujuan menggunakan fitur automation. Fitur ini bekerja berdasarkan rangkaian pemicu dan tindakan, misalnya ketika ada pengajuan baru, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada pihak yang bertanggung jawab.
Tim HR dapat membuat alur berikut:
- Karyawan mengirimkan formulir pengajuan.
- Status otomatis berubah menjadi Menunggu Persetujuan.
- Atasan menerima notifikasi mengenai pengajuan baru.
- Atasan atau HR memperbarui status menjadi Disetujui, Ditolak, atau Perlu Direvisi.
- Karyawan menerima pemberitahuan mengenai keputusan tersebut.
Apabila proses persetujuan melibatkan lebih dari satu pihak, perusahaan dapat menyusun tahapan persetujuan sesuai struktur organisasi. Contohnya, pengajuan diperiksa oleh atasan langsung terlebih dahulu, kemudian diteruskan kepada tim HR.
Lark Base menyediakan visual workflow builder untuk menyusun rangkaian trigger, action, dan notification. Perusahaan juga dapat mengombinasikannya dengan Lark Approval ketika membutuhkan proses persetujuan yang lebih formal dan terstruktur.
4. Pantau Jadwal Cuti melalui Calendar dan Dashboard
Data yang sudah terkumpul dapat ditampilkan melalui beberapa jenis view. Buat Calendar View berdasarkan tanggal mulai dan tanggal berakhir agar HR dapat melihat jadwal cuti karyawan dalam format kalender.
Tampilan tersebut membantu HR menemukan jadwal cuti yang saling berdekatan atau kemungkinan terlalu banyak anggota dalam satu divisi mengambil cuti pada periode yang sama. Selain kalender, buat tampilan khusus berdasarkan status, misalnya:
- Pengajuan yang menunggu persetujuan
- Cuti yang sudah disetujui
- Pengajuan yang perlu direvisi
- Jadwal cuti berdasarkan divisi
Tim HR juga dapat membuat dashboard untuk menampilkan jumlah pengajuan, status persetujuan, karyawan yang sedang cuti, dan distribusi cuti berdasarkan divisi. Lark Base mendukung berbagai jenis tampilan serta dashboard interaktif yang datanya diperbarui secara real-time.
Dengan sistem ini, pengajuan cuti block leave tidak lagi tersebar di berbagai chat atau dokumen. Seluruh proses, mulai dari pengisian formulir, persetujuan, notifikasi, hingga pemantauan jadwal, dapat dikelola dalam satu platform.
Jika perusahaan Anda ingin membuat sistem pengajuan cuti yang sesuai dengan kebutuhan operasional, Sokatree sebagai konsultan Lark Indonesia dapat membantu proses implementasi dan optimalisasi Lark untuk tim HR.
