Pengajuan cuti yang disampaikan melalui chat atau email dapat menyulitkan karyawan maupun tim HR. Informasi yang diberikan terkadang tidak lengkap, pesan berisiko terlewat, dan karyawan harus menanyakan kembali status pengajuannya.
Untuk mengatasinya, perusahaan dapat membuat form pengajuan cuti online menggunakan Lark Approval. Formulir, alur persetujuan, dan notifikasi dapat dikelola dalam satu sistem. Perusahaan juga bisa menyesuaikan prosesnya berdasarkan jenis cuti maupun struktur organisasi.
Informasi yang Perlu Ada dalam Form Pengajuan Cuti
Sebelum membuat formulir, tentukan informasi yang harus diberikan oleh karyawan. Form yang terlalu sederhana dapat membuat tim HR harus meminta informasi tambahan. Sebaliknya, formulir yang terlalu panjang bisa menyulitkan karyawan.
Beberapa informasi yang sebaiknya tersedia dalam form pengajuan cuti antara lain:
- Nama karyawan
- Nomor induk karyawan
- Divisi
- Jenis cuti
- Tanggal mulai cuti
- Tanggal berakhir
- Durasi cuti
- Alasan pengajuan
- Pengganti selama cuti
- Dokumen pendukung
- Atasan yang menyetujui
Perusahaan dapat menyediakan pilihan jenis cuti seperti cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti panjang, dan cuti karena keperluan penting. Selain itu, perusahaan dapat membuat pengaturan khusus untuk cuti block leave, yaitu cuti yang diambil selama beberapa hari secara berturut-turut.
Pastikan setiap field menggunakan tipe data yang sesuai. Gunakan tipe Date untuk tanggal, Member untuk memilih karyawan, Single Select untuk jenis cuti, dan Attachment untuk mengunggah dokumen pendukung.
Cara Membuat Form Pengajuan Cuti di Lark Approval
Lark Approval merupakan fitur yang dapat digunakan untuk membuat, mengotomatisasi, dan memantau proses persetujuan. Perusahaan dapat menggunakannya untuk berbagai kebutuhan internal, termasuk pengajuan cuti karyawan.
Berikut langkah umum untuk membuat form pengajuan cuti online:
- Buka aplikasi Approval pada workspace Lark.
- Buat proses persetujuan baru.
- Beri nama Form Pengajuan Cuti Karyawan.
- Tambahkan deskripsi atau petunjuk pengisian.
- Masukkan field yang perlu diisi oleh karyawan.
- Tentukan informasi yang wajib diisi.
- Atur pihak yang bertugas memberikan persetujuan.
- Periksa kembali formulir sebelum dipublikasikan.
Pada kolom jenis cuti, tambahkan pilihan yang berlaku di perusahaan. Sementara itu, tanggal mulai dan tanggal berakhir dapat digunakan untuk mengetahui periode ketidakhadiran karyawan.
Apabila dokumen pendukung hanya diperlukan untuk jenis cuti tertentu, perusahaan dapat mengatur formulir agar kolom tersebut muncul berdasarkan jawaban karyawan. Misalnya, surat keterangan dokter perlu dilampirkan ketika karyawan memilih cuti sakit.
Nama menu atau posisi pengaturan dapat berbeda tergantung versi Lark dan hak akses pengguna. Karena itu, proses pembuatan formulir biasanya dilakukan oleh administrator atau pihak yang diberi wewenang untuk mengelola Approval.
Baca Juga: Sistem Manajemen Cuti: Cara Kerja, Manfaat, dan Fitur Pentingnya
Atur Alur Persetujuan dan Notifikasi
Setelah formulir selesai, langkah berikutnya adalah mengatur alur persetujuan. Alur ini menentukan siapa yang akan menerima dan memeriksa pengajuan dari karyawan.
Untuk perusahaan dengan proses sederhana, alurnya dapat dibuat seperti berikut:
Karyawan → Atasan Langsung → Tim HR → Selesai
Sementara itu, perusahaan dengan struktur yang lebih besar dapat menambahkan tahapan lain:
Karyawan → Atasan Langsung → Kepala Divisi → Tim HR → Selesai
Atasan langsung dapat memeriksa apakah jadwal cuti berpotensi mengganggu pekerjaan tim. Setelah itu, tim HR memeriksa jenis cuti, kelengkapan dokumen, dan hak cuti karyawan.
Perusahaan juga perlu mengatur kondisi ketika pengajuan dikembalikan untuk diperbaiki. Misalnya, karyawan salah memasukkan tanggal atau belum mengunggah dokumen pendukung. Dengan begitu, pengajuan tidak harus langsung ditolak.
Notifikasi dapat dikirimkan ketika:
- Karyawan berhasil mengirimkan formulir
- Atasan menerima pengajuan baru
- Pengajuan membutuhkan revisi
- Pengajuan disetujui
- Pengajuan ditolak
Menurut Lark, sistem manajemen cuti yang efektif biasanya dilengkapi alur persetujuan yang dapat disesuaikan, notifikasi otomatis, pelacakan status, dan akses mandiri bagi karyawan. Fitur tersebut membuat proses lebih transparan sekaligus mengurangi komunikasi berulang dengan tim HR.
Gunakan Template Form Pengajuan Cuti Lark
Jika tidak ingin menyusun formulir dari awal, perusahaan dapat menggunakan struktur template berikut di Lark Approval:
Nama formulir: Form Pengajuan Cuti Karyawan
Deskripsi:
Formulir ini digunakan untuk mengajukan cuti karyawan. Pastikan seluruh informasi telah diisi dengan benar dan pengajuan dikirimkan sesuai kebijakan perusahaan.
Field yang digunakan:
| Field | Tipe data |
|---|---|
| Nama karyawan | Member |
| Nomor induk karyawan | Text |
| Divisi | Single Select |
| Jenis cuti | Single Select |
| Tanggal mulai | Date |
| Tanggal berakhir | Date |
| Durasi cuti | Number |
| Alasan pengajuan | Long Text |
| Pengganti selama cuti | Member |
| Dokumen pendukung | Attachment |
Setelah dibuat di workspace Lark milik Sokatree, template tersebut dapat dibagikan melalui tombol berikut:
Dengan Lark Approval, proses pengajuan cuti dapat dibuat lebih terstruktur dan mudah dipantau. Karyawan dapat melihat perkembangan pengajuan, sedangkan atasan dan HR dapat memberikan keputusan tanpa harus mencari kembali percakapan di chat atau email.
Jika perusahaan Anda membutuhkan bantuan dalam membuat form dan alur persetujuan cuti, Sokatree sebagai konsultan Lark Indonesia dapat membantu implementasi Lark sesuai dengan kebijakan dan struktur organisasi perusahaan.
