Mengelola cuti karyawan tidak berhenti setelah pengajuan disetujui. Tim HR juga perlu mencatat jenis cuti, periode ketidakhadiran, jumlah hari yang digunakan, dan sisa hak cuti setiap karyawan.
Apabila data tersebut tersebar di chat, email, dan beberapa spreadsheet, perbedaan catatan bisa terjadi. Untuk mengatasinya, perusahaan dapat menggunakan Lark Approval untuk mengelola pengajuan, sedangkan Lark Base digunakan untuk menyusun rekap cuti karyawan secara terpusat.
Mengapa HR Membutuhkan Rekap Cuti Karyawan?
Rekap cuti merupakan catatan yang berisi riwayat pengajuan dan penggunaan cuti karyawan. Data ini membantu tim HR mengetahui jumlah cuti yang telah digunakan serta hak yang masih dimiliki oleh setiap karyawan.
Selain itu, rekap cuti dapat digunakan untuk:
- Memeriksa riwayat penggunaan cuti
- Mengetahui sisa hak cuti karyawan
- Memantau status pengajuan
- Melihat jenis cuti yang paling banyak digunakan
- Membuat laporan berdasarkan divisi
- Mengetahui jadwal ketidakhadiran karyawan
- Mengevaluasi kebijakan cuti perusahaan
Rekap cuti sebaiknya memiliki sumber data dan status yang jelas. Pengajuan yang masih menunggu keputusan tidak seharusnya langsung mengurangi saldo cuti. Saldo baru diperbarui setelah pengajuan memperoleh persetujuan sesuai dengan prosedur perusahaan.
Akses terhadap data juga perlu dibatasi. Informasi umum mengenai jadwal ketidakhadiran dapat dibagikan kepada manajer, sedangkan alasan cuti, dokumen pendukung, dan catatan HR sebaiknya hanya dapat dilihat oleh pihak berwenang.
Kelola Pengajuan Cuti melalui Lark Approval
Sebelum dimasukkan ke dalam rekap, pengajuan cuti perlu melewati proses persetujuan. Perusahaan dapat menggunakan Lark Approval untuk membuat alur tersebut secara digital.
Berdasarkan panduan resmi Mengelola cuti dengan mudah melalui Persetujuan, fitur Persetujuan dapat digunakan untuk membantu organisasi mengelola kebutuhan cuti karyawan.
Secara umum, alur pengajuan cuti dapat dibuat seperti berikut:
- Karyawan membuka aplikasi Persetujuan.
- Karyawan memilih jenis cuti.
- Karyawan memasukkan periode dan alasan cuti.
- Pengajuan diteruskan kepada atasan.
- Atasan memeriksa dan memberikan keputusan.
- Tim HR memeriksa hasil persetujuan.
- Pengajuan yang disetujui dimasukkan ke rekap cuti.
Perusahaan dapat menyesuaikan pihak yang memberikan persetujuan berdasarkan struktur organisasi. Untuk alur sederhana, pengajuan dapat diteruskan dari karyawan kepada atasan langsung, kemudian diperiksa oleh HR.
Sementara itu, jenis cuti tertentu dapat membutuhkan persetujuan tambahan atau dokumen pendukung. Contohnya, perusahaan dapat meminta surat keterangan dokter untuk cuti sakit sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Dengan alur yang jelas, HR dapat membedakan pengajuan yang masih diproses, disetujui, ditolak, atau perlu diperbaiki.
Baca Juga: Sistem Manajemen Cuti: Cara Kerja, Manfaat, dan Fitur Pentingnya
Data yang Perlu Dicatat dalam Lark Base
Setelah proses persetujuan, tim HR dapat membuat rekap menggunakan Lark Base. Sebelum membuat tabel, tentukan data yang dibutuhkan untuk pengelolaan dan pelaporan cuti.
Berikut struktur template rekap cuti karyawan yang dapat digunakan:
| Nama field | Tipe data |
|---|---|
| Nama karyawan | Member |
| Nomor induk karyawan | Text |
| Divisi | Single Select |
| Jenis cuti | Single Select |
| Tanggal mulai | Date |
| Tanggal berakhir | Date |
| Jumlah hari | Number |
| Hak cuti | Number |
| Cuti terpakai | Number |
| Sisa cuti | Formula |
| Status pengajuan | Single Select |
| Penyetuju | Member |
| Catatan HR | Long Text |
Pada field jenis cuti, perusahaan dapat menyediakan pilihan cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti panjang, cuti karena keperluan penting, dan cuti block leave.
Sementara itu, status pengajuan dapat dibagi menjadi:
- Menunggu persetujuan
- Disetujui
- Ditolak
- Perlu direvisi
- Dibatalkan
Untuk menghitung saldo, perusahaan dapat menggunakan formula dasar:
Sisa cuti = Hak cuti − Cuti terpakai
Formula tersebut perlu disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Perhitungan juga perlu memperhatikan apakah akhir pekan, hari libur nasional, atau cuti bersama dimasukkan dalam durasi cuti.
Tim HR dapat menggunakan satu tabel untuk data karyawan dan tabel lainnya untuk riwayat pengajuan. Kedua tabel kemudian dihubungkan agar riwayat penggunaan cuti dapat dikaitkan dengan karyawan yang tepat.
Tampilkan Rekap Berdasarkan Kebutuhan HR
Data yang tersimpan dalam Lark Base dapat disajikan melalui beberapa view. Menurut halaman resmi Lark Base, data yang sama dapat ditampilkan melalui beberapa tampilan dan tetap tersinkronisasi secara real-time.
Tim HR dapat membuat view seperti:
- Seluruh riwayat pengajuan
- Cuti yang telah disetujui
- Pengajuan yang masih diproses
- Rekap berdasarkan divisi
- Rekap berdasarkan jenis cuti
- Karyawan dengan saldo cuti rendah
- Jadwal cuti yang akan berlangsung
Selain itu, dashboard dapat digunakan untuk menampilkan jumlah pengajuan, distribusi jenis cuti, status persetujuan, dan data berdasarkan divisi. Pengaturan izin akses juga dapat diterapkan hingga tingkat field sehingga informasi tertentu hanya terlihat oleh pihak berwenang.
Lark Base juga mendukung otomatisasi dengan rangkaian pemicu, tindakan, dan notifikasi. Perusahaan dapat menggunakannya untuk mengirimkan pengingat, memperbarui status, atau memberi tahu HR ketika terdapat data baru.
Namun, pemindahan data dari Lark Approval ke Lark Base bergantung pada konfigurasi workspace. Jika belum terdapat integrasi atau otomatisasi yang disiapkan, tim HR dapat memperbarui rekap berdasarkan hasil persetujuan secara berkala.
Dengan pembagian tersebut, Lark Approval membantu perusahaan mengatur proses pengajuan dan keputusan cuti. Sementara itu, Lark Base membantu HR mengolah data menjadi rekap yang lebih mudah dipantau dan dianalisis.
Jika perusahaan Anda ingin membuat alur pengajuan sekaligus rekap cuti karyawan, Sokatree sebagai konsultan Lark Indonesia dapat membantu implementasi Lark sesuai dengan kebijakan dan struktur perusahaan.
