Arsiparis adalah tenaga profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan bertugas mengelola, menjaga, serta menyediakan dokumen agar dapat ditemukan dan dimanfaatkan ketika dibutuhkan. Pekerjaan ini tidak sebatas menyimpan berkas ke dalam lemari atau mengatur file di komputer.
Pengelolaan rekod mencakup proses yang lebih luas, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, pengamanan, hingga pemanfaatan informasi sebagai sumber data yang tepercaya.
Di Indonesia, profesi ini juga dikenal sebagai jabatan fungsional Arsiparis, terutama dalam lingkungan instansi pemerintah. Perannya semakin penting karena berkas menjadi bagian dari akuntabilitas organisasi, pengambilan keputusan, serta bukti atas kegiatan yang telah dilakukan.
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bahkan menempatkan kearsipan sebagai salah satu fondasi dalam mendukung pemerintahan digital dan akuntabilitas publik.
Apa yang Dimaksud Arsiparis?
Arsiparis adalah orang yang mempunyai kompetensi di bidang kearsipan dan menjalankan pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen.
Lingkup pekerjaannya dapat mencakup rekod dalam bentuk fisik maupun digital. Karena itu, seorang arsiparis perlu memahami bagaimana suatu dokumen diklasifikasikan, disimpan, ditemukan kembali, dipelihara, diamankan, hingga ditentukan masa retensinya.
Pekerjaan tersebut memiliki nilai strategis yang sangat tinggi bagi sebuah institusi. Berkas yang dikelola secara terstruktur dan terukur dapat menjadi bukti autentik, sumber informasi penting, serta dasar utama untuk mempertanggungjawabkan suatu kegiatan operasional maupun hukum.
ANRI menyebut salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin tersedianya dokumen yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Oleh sebab itu, profesi ini lebih tepat dipahami sebagai pengelola informasi dan rekod organisasi daripada sekadar petugas penyimpanan dokumen konvensional.
Tugas dan Ruang Lingkup Pekerjaan
Tugas arsiparis adalah melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan, pada jenjang tertentu, pembinaan kearsipan.
Kegiatannya dapat berbeda sesuai jenjang jabatan dan tempat bekerja. Secara umum, pekerjaan tersebut meliputi:
- mengelola arsip dinamis;
- mengelola arsip statis;
- menata dan mengklasifikasikan arsip;
- melakukan penyusutan arsip;
- menjaga keamanan dan kondisi arsip;
- melakukan pemeliharaan dan preservasi;
- menyediakan arsip ketika dibutuhkan;
- mengolah arsip menjadi informasi;
- memberikan layanan dan pemanfaatan arsip;
- membantu pembinaan atau penerapan sistem kearsipan organisasi.
Dalam praktiknya, pekerjaan ini juga dapat bersentuhan dengan digitalisasi arsip, sistem informasi kearsipan, metadata, serta pengelolaan arsip elektronik.
ANRI sendiri menyediakan layanan seperti penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pembuatan pedoman, hingga alih media arsip dari kertas ke format elektronik.
Hal tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan modern sudah jauh lebih luas daripada pekerjaan administrasi dokumen konvensional.
Dimana Arsiparis Bekerja?
Seorang arsiparis dapat bekerja di berbagai jenis organisasi yang menghasilkan dan mengelola dokumen. Lapangan kerja untuk profesi ini sangat luas dan tidak terbatas pada satu sektor saja:
Kementerian dan Lembaga Pemerintah Central: Menangani dokumen kebijakan negara dan administrasi publik.
Pemerintah Daerah (Provinsi & Kabupaten/Kota): Mengelola berkas administrasi wilayah dan layanan masyarakat.
- Perguruan Tinggi: Mengatur dokumen akademik, ijazah, penelitian, dan rekam jejak sejarah kampus.
- BUMN dan BUMD: Mengelola berkas bisnis, kontrak korporasi, serta transaksi keuangan perusahaan.
- Perusahaan Swasta: Menangani dokumen hukum, perizinan, hak paten, serta berkas operasional bisnis.
- Lembaga Kearsipan dan Museum: Melestarikan dokumen bersejarah dan naskah kuno.
- Penyedia Jasa Kearsipan: Memberikan layanan konsultasi dan manajemen dokumen bagi klien eksternal.
Layanan kearsipan ANRI sendiri dapat dimanfaatkan oleh berbagai entitas, mulai dari instansi pemerintah pusat dan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan swasta, hingga masyarakat umum.
Hal ini membuktikan bahwa peluang berkarier di bidang tata kelola berkas terbuka lebar di luar institusi pemerintah.
Status Kepegawaian: Apakah Arsiparis Harus PNS?
Status kepegawaian seorang arsiparis tidak selalu berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS). Profesi ini memang sangat populer sebagai jabatan fungsional dalam lingkungan ASN (Aparatur Sipil Negara), namun pengelolaan dokumen di perusahaan swasta dan organisasi nonpemerintah dilakukan oleh tenaga profesional nonsipil.
Dalam lingkungan ASN, jabatan fungsional Arsiparis terbagi menjadi dua kategori utama, yaitu kategori keterampilan dan kategori keahlian. Ketentuan mengenai susunan jabatan ini mem bagi jenjangnya sebagai berikut:
| Kategori Jabatan | Jenjang Jabatan Fungsional | Kualifikasi & Fokus Tugas |
|---|---|---|
| Keterampilan | Pemula, Terampil, Mahir, Penyelia | Berfokus pada pelaksana teknis operasional pengelolaan berkas. |
| Keahlian | Ahli Pertama, Ahli Muda, Ahli Madya, Ahli Utama | Berfokus pada analisis, konsep, regulasi, dan pengembangan sistem kearsipan. |
Ketika seseorang melamar formasi Arsiparis Ahli Pertama dalam rekrutmen ASN, yang dimaksud adalah jabatan fungsional tertentu dalam struktur kepegawaian pemerintah. Sementara itu, di sektor swasta, posisi ini sering diistilahkan sebagai records manager, document controller, atau archive specialist.
Kualifikasi Pendidikan dan Jenjang Karir
Kualifikasi pendidikan untuk menjadi seorang arsiparis bergantung pada jenjang jabatan dan persyaratan formasi yang dibuka oleh instansi atau perusahaan.
Secara umum, penerimaan formasi ASN membagi syarat pendidikan menjadi dua level utama:
- Jenjang Terampil: Membutuhkan kualifikasi minimal Diploma III (D3) di bidang Kearsipan atau Manajemen Informasi.
- Jenjang Ahli Pertama: Membutuhkan kualifikasi minimal Sarjana (S1) atau Diploma IV (D4) dari jurusan Kearsipan, Ilmu Perpustakaan, Manajemen Informasi, atau jurusan relevan lainnya.
Meskipun lulusan dari program studi kearsipan dan manajemen dokumen memiliki korelasi terdekat, banyak lowongan kerja di sektor swasta maupun instansi tertentu yang menerima lulusan dari berbagai jurusan lain, selama memiliki pemahaman teknis dan kompetensi di bidang tata kelola dokumen.
Estimasi Gaji dan Penghasilan
Penghasilan seorang arsiparis bervariasi bergantung pada status kepegawaian, tempat kerja, golongan, serta lokasi penempatan.
#Sektor ASN / PNS
Penghasilan terdiri dari gaji pokok dan tunjangan. Gaji pokok PNS diatur secara nasional berdasarkan PP No. 5 Tahun 2024.
Sebagai gambaran, gaji pokok lulusan S1 (Golongan III/a) atau Golongan III/b dimulai dari kisaran Rp2,32 juta hingga Rp2,78 juta untuk masa kerja awal, dan akan terus meningkat seiring masa kerja.
Selain gaji pokok, PNS juga menerima tunjangan jabatan fungsional, tunjangan kinerja (tukin), dan tunjangan daerah yang besarnya bervariasi antar-instansi.
#Sektor Swasta
Besar gaji ditentukan oleh standar Upah Minimum Regional (UMR), skala perusahaan, serta level pengalaman kerja. Seorang Document Controller atau Records Manager di perusahaan multinasional bisa mendapatkan penghasilan yang sangat kompetitif sesuai dengan tanggung jawab yang diembannya.
Empat Pilar Kearsipan
Dalam praktik penyelenggaraan kearsipan di Indonesia, terdapat empat instrumen utama yang dikenal sebagai 4 Pilar Kearsipan. Pilar-pilar ini menjadi landasan dalam membangun tata kelola dokumen yang tertib dan efisien:
- Tata Naskah Dinas: Aturan mengenai bentuk, format, pembuatan, dan pengiriman surat atau dokumen resmi.
- Klasifikasi Berkas: Pedoman penyusunan dan pengelompokan dokumen berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi.
- Jadwal Retensi Dokumen (JRD): Daftar yang menentukan berapa lama suatu berkas harus disimpan serta penentuan nasib akhirnya (dimusnahkan, dinilai kembali, atau diabadikan).
- Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Berkas (SKKA): Ketentuan mengenai derajat kerahasiaan dokumen serta siapa saja yang memiliki hak akses terhadap berkas tersebut.
Keempat pilar ini saling melengkapi. Sebuah organisasi tidak dapat mengelola dokumen dengan baik tanpa memiliki sistem yang mengatur tata cara pembuatan, pengelompokan, masa simpan, hingga pembatasan hak aksesnya.
Arsiparis merupakan profesi krusial yang bertanggung jawab memastikan dokumen organisasi tertata rapi, terjaga dengan aman, mudah ditemukan kembali, dan dapat dimanfaatkan sebagai alat bukti yang sah.
Seiring kemajuan teknologi, peran profesi ini telah bertransformasi dari sekadar penjaga dokumen fisik menjadi pengelola informasi digital dan berkas elektronik.
Baik di instansi pemerintah maupun di perusahaan swasta, kebutuhan akan kompetensi pengelolaan dokumen akan terus ada demi menjaga akuntabilitas dan efisiensi operasional organisasi.
