Pengelolaan jadwal cuti melalui chat atau spreadsheet dapat menyulitkan tim HR. Informasi cuti tersebar di berbagai tempat, perubahan jadwal tidak selalu diperbarui, dan manajer kesulitan mengetahui anggota tim yang sedang tidak tersedia.
Untuk mengatasinya, perusahaan dapat membuat kalender cuti karyawan menggunakan Lark Base. Melalui satu tampilan kalender, tim HR dan manajer dapat memantau jadwal cuti sekaligus mengantisipasi benturan jadwal dalam satu divisi.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Kalender Cuti Karyawan?
Kalender cuti karyawan merupakan bagian dari sistem manajemen cuti yang digunakan untuk menampilkan jadwal ketidakhadiran anggota tim. Informasi ini membantu perusahaan menjaga ketersediaan tenaga kerja ketika terdapat beberapa pengajuan cuti pada periode yang berdekatan.
Beberapa manfaat kalender cuti karyawan bagi perusahaan antara lain:
- Menampilkan jadwal cuti dalam satu tempat
- Mengetahui karyawan yang sedang tidak tersedia
- Mencegah jadwal cuti dalam satu divisi bertabrakan
- Membantu pembagian pekerjaan sebelum karyawan cuti
- Mempermudah penentuan pengganti sementara
- Mendukung perencanaan kebutuhan tenaga kerja
Menurut Lark, sistem manajemen cuti modern dapat memperbarui catatan karyawan, saldo cuti, dan jadwal tim setelah pengajuan disetujui. Dengan demikian, manajer dapat melihat kemungkinan kekurangan tenaga kerja secara lebih cepat.
Kalender cuti sebaiknya terhubung dengan proses pengajuan dan persetujuan. Setelah pengajuan disetujui, data tersebut dapat dimasukkan atau diteruskan ke kalender agar dapat dilihat oleh pihak yang membutuhkan.
Data yang Perlu Disiapkan dalam Kalender Cuti
Sebelum membuat kalender, tim HR perlu menentukan informasi yang akan dicatat. Data yang lengkap akan membantu manajer memahami jadwal tanpa harus meminta keterangan tambahan kepada karyawan.
Beberapa field yang dapat dibuat dalam Lark Base meliputi:
| Nama field | Tipe field |
|---|---|
| Nama karyawan | Member |
| Divisi | Single Select |
| Jenis cuti | Single Select |
| Tanggal mulai | Date |
| Tanggal berakhir | Date |
| Durasi cuti | Number atau Formula |
| Status pengajuan | Single Select |
| Pengganti sementara | Member |
| Catatan | Long Text |
Untuk status pengajuan, perusahaan dapat menggunakan pilihan Menunggu Persetujuan, Disetujui, Ditolak, Perlu Direvisi, dan Dibatalkan. Kalender utama sebaiknya hanya menampilkan cuti yang sudah disetujui agar jadwal sementara tidak dianggap sebagai keputusan final.
Jenis cuti juga dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, seperti cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti panjang, atau cuti karena keperluan penting. Perusahaan juga dapat memasukkan jadwal cuti block leave, khususnya ketika karyawan mengambil cuti selama beberapa hari secara berturut-turut.
Sumber data kalender dapat berasal dari form pengajuan cuti online. Setelah atasan atau tim HR memberikan persetujuan, data pengajuan dapat ditampilkan dalam kalender bersama.
Cara Menggunakan Holiday Schedule Template di Lark Base
Perusahaan tidak harus membuat kalender dari awal. Lark menyediakan Holiday Schedule Template yang dirancang untuk membantu tim mengelola jadwal libur.
Meskipun nama awalnya adalah Holiday Schedule, template tersebut dapat disesuaikan menjadi kalender cuti karyawan. Berikut langkah-langkah penggunaannya:
- Buka halaman Holiday Schedule Template.
- Klik tombol Use This Template.
- Masuk ke akun Lark.
- Salin template ke workspace perusahaan.
- Ubah nama Base menjadi Kalender Cuti Karyawan.
- Sesuaikan field berdasarkan kebutuhan tim HR.
- Tambahkan nama karyawan, divisi, dan jenis cuti.
- Masukkan jadwal cuti yang telah disetujui.
- Hapus field yang tidak dibutuhkan.
Tim HR dapat mengganti kategori hari libur pada template menjadi jenis cuti. Tambahkan pula field nama karyawan, pengganti sementara, status persetujuan, dan catatan serah terima pekerjaan.
Jika perusahaan memiliki banyak divisi, buat pilihan divisi secara konsisten. Contohnya, gunakan nama Marketing, Finance, Human Resources, dan Operations, bukan singkatan yang berbeda-beda. Penamaan yang seragam akan memudahkan proses pemfilteran data.
Perusahaan juga perlu mengatur izin akses. Data yang bersifat umum, seperti nama dan jadwal cuti, dapat dibagikan kepada anggota tim. Sementara itu, alasan cuti atau dokumen pendukung sebaiknya hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Baca Juga: Sistem Manajemen Cuti: Cara Kerja, Manfaat, dan Fitur Pentingnya
Tampilkan Jadwal melalui Calendar View dan Atur Notifikasi
Setelah data tersedia, buat Calendar View untuk menampilkan jadwal secara visual. Pilih field tanggal mulai dan tanggal berakhir sebagai periode yang akan muncul pada kalender.
Selanjutnya, atur informasi yang ditampilkan pada kartu jadwal, seperti nama karyawan, divisi, dan jenis cuti. Gunakan filter agar kalender hanya menampilkan pengajuan dengan status Disetujui.
Menurut halaman resmi Lark Base, data dapat disajikan melalui beberapa view dan tetap tersinkronisasi secara real-time. Lark menyebutkan bahwa pengguna dapat membuat tampilan khusus untuk kebutuhan masing-masing tim, termasuk kalender, tanpa memasukkan ulang data yang sama.
Tim HR dapat membuat beberapa tampilan, misalnya:
- Kalender cuti seluruh perusahaan
- Kalender cuti berdasarkan divisi
- Jadwal cuti tahunan
- Jadwal cuti block leave
- Daftar karyawan yang sedang cuti
- Pengajuan yang menunggu persetujuan
Lark Base juga menyediakan visual workflow builder yang menggunakan rangkaian trigger, action, dan notification. Fitur ini dapat dimanfaatkan untuk mengirim pengingat menjelang tanggal cuti, memberi tahu pengganti sementara, atau mengingatkan karyawan agar menyelesaikan serah terima pekerjaan.
Untuk proses persetujuan yang lebih terstruktur, perusahaan dapat menghubungkan pencatatan data dengan Lark Approval. Pengajuan yang sudah mendapatkan persetujuan kemudian dapat dicatat dan ditampilkan dalam kalender cuti.
Dengan Lark Base, kalender cuti tidak hanya berfungsi sebagai daftar ketidakhadiran. Tim HR dapat menggunakannya untuk memantau ketersediaan karyawan, mengatur akses data, dan membantu manajer merencanakan pembagian pekerjaan.
Jika perusahaan Anda ingin membuat kalender cuti yang sesuai dengan kebijakan internal, Sokatree sebagai konsultan Lark Indonesia dapat membantu implementasi dan optimalisasi Lark untuk kebutuhan HR.
