Setelah kandidat dinyatakan lolos interview, proses rekrutmen belum tentu selesai. Banyak perusahaan masih melakukan background check untuk memastikan informasi yang diberikan kandidat sesuai dengan fakta.
Proses ini membantu perusahaan mengurangi risiko salah merekrut, terutama untuk posisi yang memiliki tanggung jawab besar terhadap keuangan, data, maupun aset perusahaan.
Bayangkan, saat HRD sudah percaya diri bahwa karyawan baru ini layak tapi track record dari kandidat ini justru bermasalah.
Ini akan menjadi boomerang yang mempertaruhkan nama dan kredibilitas divisi human resource jika memasukan karyawan “abal-abal” di posisi penting.
Pengecekan Latar Belakang Karyawan Digunakan untuk Apa?
Background check karyawan adalah proses verifikasi informasi kandidat sebelum perusahaan memberikan penawaran kerja (job offer) atau mengangkat seseorang sebagai karyawan.
Informasi yang diverifikasi dapat berupa riwayat pekerjaan, pendidikan, identitas, hingga referensi dari atasan sebelumnya.
Tujuan utamanya adalah memastikan apa yang dicantumkan dan diklaim oleh kandidat benar adanya, tanpa melebih-lebihkan atau menipu. Intinya, supaya proses rekrutmen benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Contoh Background Check Karyawan
Lantas, bagaiamana formulir pengecekan data ini?
Sebenarnya tidak ribet kalau kita mau membuatnya sendiri sesuai dengan kepnetingan perekrutan. Tapi kami di Sokatree bisa memberikan contoh formulir pengecekan latar belakang di bawah ini.
Silahkan Anda lihat contoh form dari kami atau Anda bisa mengunduhnya lalu edit sesuai kebutuhan perekrutan.
Bagi calon karyawan, silahkan Anda pelajari subtansi dari proses ini supaya tidak kebinggungan saat benar-benar dibutuhkan.
Background Check Meliputi Apa Saja?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda. Namun, beberapa aspek berikut paling sering diperiksa.
- Identitas kandidat.
- Riwayat pendidikan.
- Pengalaman kerja.
- Masa kerja di perusahaan sebelumnya.
- Posisi atau jabatan terakhir.
- Referensi dari atasan atau HR sebelumnya.
- Sertifikat profesi.
- Portofolio atau hasil pekerjaan.
- Catatan media sosial (untuk melihat profesionalisme kandidat).
- Dokumen pendukung lain yang berkaitan dengan posisi yang dilamar.
Tidak semua perusahaan memeriksa seluruh aspek tersebut. Semakin strategis posisi yang dilamar, biasanya proses verifikasi akan semakin rumit.
1. Verifikasi Identitas
HR memastikan nama, alamat, dan identitas kandidat sesuai dengan dokumen resmi.
2. Verifikasi Riwayat Pendidikan
Perusahaan memeriksa apakah kandidat benar-benar lulus dari institusi yang dicantumkan dalam CV.
3. Verifikasi Pengalaman Kerja
Tim HR menghubungi perusahaan sebelumnya untuk memastikan masa kerja dan posisi kandidat.
4. Mengecek Referensi Kerja
HR meminta pendapat mantan atasan mengenai etos kerja, kemampuan komunikasi, dan profesionalisme kandidat.
5. Memastikan Sertifikasi
Apabila posisi membutuhkan sertifikasi tertentu, perusahaan akan memverifikasi keabsahannya.
6. Meninjau Portofolio
Untuk posisi kreatif atau teknis, perusahaan biasanya memeriksa apakah portofolio benar-benar merupakan hasil karya kandidat.
7. Pemeriksaan Jejak Digital
Beberapa perusahaan meninjau akun LinkedIn atau media sosial kandidat untuk melihat citra profesional yang ditampilkan.
8. Verifikasi Jabatan Terakhir
Perusahaan memastikan jabatan yang dicantumkan di CV sesuai dengan data dari perusahaan sebelumnya.
9. Pemeriksaan Dokumen Pendukung
HR memeriksa keaslian ijazah, sertifikat, maupun dokumen lain yang dilampirkan.
10. Konfirmasi Alasan Berhenti Bekerja
Apabila diperlukan, perusahaan dapat meminta klarifikasi mengenai alasan kandidat meninggalkan pekerjaan sebelumnya.
Background Check vs Tanpa Background Check
Melakukan background check memang membutuhkan waktu dan sumber daya tambahan. Namun, proses ini dapat membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan dalam merekrut karyawan. Sebaliknya, melewatkan tahap ini membuat proses rekrutmen lebih cepat, tetapi potensi mendapatkan kandidat yang tidak sesuai juga lebih besar.
| Melakukan Background Check | Tanpa Background Check |
|---|---|
| ✅ Informasi kandidat dapat diverifikasi sebelum diterima bekerja. | ⚠️ Perusahaan hanya mengandalkan informasi dari CV dan hasil wawancara. |
| ✅ Mengurangi risiko pemalsuan pengalaman kerja, pendidikan, atau sertifikasi. | ⚠️ Risiko menerima kandidat dengan informasi yang tidak akurat lebih tinggi. |
| ✅ Membantu memilih kandidat yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. | ⚠️ Potensi terjadi bad hire atau salah rekrut menjadi lebih besar. |
| ✅ Meningkatkan keamanan, terutama untuk posisi yang mengelola data, keuangan, atau aset perusahaan. | ⚠️ Risiko keamanan dan penyalahgunaan wewenang lebih sulit diantisipasi. |
| ✅ Memudahkan HR mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih objektif. | ⚠️ Keputusan rekrutmen lebih banyak bergantung pada impresi saat interview. |
| ❌ Membutuhkan waktu tambahan beberapa hari hingga beberapa minggu. | ✅ Proses rekrutmen dapat berjalan lebih cepat. |
| ❌ Memerlukan biaya dan tenaga untuk melakukan verifikasi. | ✅ Tidak memerlukan biaya tambahan untuk proses verifikasi. |
| ❌ Perlu memperhatikan aspek privasi dan memperoleh persetujuan kandidat sesuai kebijakan serta peraturan yang berlaku. | ✅ Proses administrasi lebih sederhana karena tidak ada tahapan verifikasi lanjutan. |
Apakah HRD Melakukan Background Check?
Ya. Pada banyak perusahaan, proses background check dilakukan oleh tim Human Resources (HR) sebagai bagian dari tahapan rekrutmen.
Namun, untuk posisi tertentu, perusahaan juga dapat melibatkan user, bagian legal, atau bahkan penyedia jasa pemeriksaan latar belakang yang independen.
Berapa Lama Proses Pengecekan Ini?
Durasinya bergantung pada banyak hal, seperti jumlah informasi yang perlu diverifikasi, kecepatan respons dari perusahaan sebelumnya, serta kebijakan internal perusahaan.
Pada praktiknya, proses ini dapat berlangsung dalam beberapa hari hingga sekitar dua minggu. Untuk posisi yang membutuhkan pemeriksaan lebih mendalam, waktunya bisa lebih lama.
Setelah Cek Latar Belakang, Apa yang Dilakukan HR?
Setelah seluruh proses selesai, tim HR akan mengevaluasi hasil verifikasi.
Apabila tidak ditemukan perbedaan yang signifikan, proses rekrutmen biasanya dilanjutkan ke tahap berikutnya, seperti pemberian offering letter atau penandatanganan perjanjian kerja.
Sebaliknya, apabila ditemukan informasi yang tidak sesuai, HR dapat meminta klarifikasi kepada kandidat sebelum mengambil keputusan akhir.
Studi Kasus di Sokatree
Saat membuka lowongan untuk divisi Marketing Aplikasi Lark Indonesia, tim Sokatree pernah menerima kandidat yang mengaku memiliki pengalaman kerja di perusahaan B2B dan pernah memegang posisi yang cukup strategis.
Namun, setelah mulai bekerja, kemampuan yang ditunjukkan tidak sesuai dengan pengalaman yang tercantum di CV. Kandidat masih kesulitan menjelaskan konsep dasar penjualan B2B, melakukan presentasi produk, hingga memahami alur penjualan software.
Setelah dilakukan klarifikasi, diketahui bahwa pengalaman tersebut ternyata berasal dari program magang, bukan sebagai karyawan tetap. Selama magang pun, tanggung jawab yang dijalankan jauh berbeda dengan jabatan yang dituliskan pada CV.
Pengalaman ini menjadi pelajaran bahwa memverifikasi riwayat kerja bukan untuk mencari kesalahan pelamar, melainkan memastikan perusahaan merekrut kandidat dengan kompetensi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan posisi.
Proses pemeriksaan identitas, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, hingga referensi profesional, perusahaan dapat mengurangi risiko salah merekrut sekaligus memastikan kandidat yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Bagi kandidat, memberikan informasi yang jujur dan mudah diverifikasi akan memperlancar proses rekrutmen serta meningkatkan kepercayaan perusahaan.
