Perusahaan membutuhkan aplikasi yang mampu meringkas semua birokrasi atau prosedur bertele-tele. Apa maksudnya?
Ketika jumlah karyawan bertambah, pekerjaan mulai tersebar di banyak aplikasi: komunikasi melalui chat, rapat melalui video conference, dokumen tersimpan di cloud storage, data pekerjaan dikelola melalui spreadsheet, dan persetujuan masih dilakukan melalui email.
Kondisi tersebut tidak selalu menjadi masalah ketika tim masih kecil. Namun, semakin besar organisasi, semakin sulit memastikan informasi tetap terhubung dan pekerjaan berjalan dengan alur yang jelas.
Lark Suite untuk perusahaan menawarkan solusi dengan menggabungkan berbagai kebutuhan kerja tersebut dalam satu platform. Di dalamnya tersedia fitur komunikasi, kolaborasi dokumen, manajemen data, rapat online, kalender, hingga otomasi workflow.
Bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan penggunaan Lark, pertanyaannya bukan hanya soal fitur apa saja yang tersedia. Yang lebih penting adalah apakah platform tersebut sesuai dengan cara kerja organisasi dan bagaimana penerapannya dapat membantu pekerjaan sehari-hari.
Apa Itu Lark Suite?
Lark Suite adalah platform kolaborasi dan produktivitas yang dibuat untuk kebutuhan kerja tim dan organisasi. Lark menggabungkan berbagai fungsi yang biasanya digunakan melalui beberapa aplikasi berbeda ke dalam satu ekosistem.
Beberapa kebutuhan yang dapat ditangani melalui Lark antara lain:
- komunikasi antaranggota tim;
- rapat dan video conference;
- pembuatan serta kolaborasi dokumen;
- pengelolaan spreadsheet;
- penyimpanan dan berbagi file;
- kalender dan penjadwalan;
- pengelolaan database melalui Base;
- pembuatan formulir;
- workflow dan approval;
- otomasi pekerjaan.
Karena berbagai fungsi tersebut berada dalam satu platform, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada banyak aplikasi terpisah untuk pekerjaan yang saling berkaitan.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Platform Kolaborasi Terintegrasi?
Masalah dalam pekerjaan digital sering kali bukan karena perusahaan kekurangan aplikasi. Justru sebaliknya, terlalu banyak aplikasi dapat membuat proses kerja semakin sulit dikendalikan.
Sebagai contoh, sebuah tim dapat menggunakan aplikasi chat untuk berdiskusi, spreadsheet untuk mencatat pekerjaan, cloud storage untuk menyimpan dokumen, dan email untuk mengirim permintaan persetujuan.
Informasinya memang tersedia, tetapi berada di tempat berbeda.
Akibatnya, karyawan harus berpindah aplikasi untuk menyelesaikan satu proses pekerjaan. Informasi juga lebih mudah terlewat ketika komunikasi dan data operasional tidak berada dalam alur yang sama.
Platform seperti Lark mencoba mengurangi persoalan tersebut dengan menyatukan komunikasi dan kolaborasi dalam satu lingkungan kerja.
Namun, penggunaan satu platform tidak otomatis membuat perusahaan menjadi lebih produktif. Implementasi tetap perlu disesuaikan dengan struktur organisasi, proses bisnis, hak akses, serta kebiasaan kerja karyawan.
Fitur Lark yang Relevan untuk Perusahaan
Tidak semua fitur dalam Lark harus digunakan oleh sebuah perusahaan. Pemilihannya sebaiknya mengikuti kebutuhan pekerjaan.
1. Lark Messenger
Messenger digunakan untuk komunikasi internal melalui pesan instan. Perusahaan dapat membuat percakapan pribadi maupun grup berdasarkan kebutuhan tim atau proyek.
Untuk organisasi dengan banyak divisi, komunikasi dapat dipisahkan berdasarkan departemen, proyek, maupun aktivitas tertentu.
Keuntungannya bukan sekadar mengganti aplikasi chat. Percakapan dapat menjadi bagian dari aktivitas kerja yang terhubung dengan dokumen, kalender, rapat, dan fitur Lark lainnya.
2. Lark Meetings
Lark menyediakan fasilitas video conference untuk rapat internal maupun eksternal.
Fitur ini dapat digunakan untuk meeting antar-divisi, koordinasi proyek, diskusi dengan klien, hingga pertemuan rutin perusahaan.
Integrasi dengan kalender juga membantu peserta mengetahui jadwal meeting tanpa harus mengelola agenda melalui beberapa aplikasi berbeda.
3. Lark Docs
Lark Docs memungkinkan beberapa orang bekerja pada dokumen yang sama secara kolaboratif.
Tim dapat membuat dokumen, memberikan komentar, melakukan penyuntingan, dan berkolaborasi tanpa harus mengirim file secara manual dari satu orang ke orang lain.
Untuk perusahaan, fungsi ini dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti:
- SOP;
- proposal;
- laporan;
- notulen meeting;
- dokumentasi proyek;
- knowledge base;
- panduan kerja internal.
Dokumen yang sebelumnya tersebar dalam berbagai file dapat ditata menjadi sumber informasi yang lebih mudah diakses oleh tim.
4. Lark Sheets
Lark Sheets menyediakan fungsi spreadsheet untuk mengolah dan mengelola data.
Pengguna dapat memanfaatkan spreadsheet untuk laporan, perencanaan pekerjaan, monitoring, maupun kebutuhan administratif lainnya.
Yang menarik untuk kebutuhan organisasi adalah keterhubungannya dengan ekosistem Lark. Data spreadsheet dapat digunakan bersama fitur kolaborasi lain sehingga alur pekerjaan tidak berhenti pada pengolahan data saja.
5. Lark Base
Lark Base merupakan salah satu fitur yang menarik untuk perusahaan karena dapat digunakan untuk membuat database dan sistem kerja sederhana tanpa harus membangun aplikasi dari awal.
Data dapat disusun sesuai kebutuhan organisasi, kemudian digunakan untuk membuat berbagai tampilan dan workflow.
Misalnya, perusahaan dapat menggunakan Base untuk:
- database pelanggan;
- monitoring proyek;
- daftar pekerjaan;
- pengelolaan kandidat;
- inventaris;
- monitoring permintaan;
- database supplier;
- pengelolaan konten.
Penggunaannya tentu perlu disesuaikan dengan kompleksitas proses. Untuk kebutuhan yang sederhana sampai menengah, Base dapat menjadi alternatif untuk mengelola data secara lebih terstruktur.
6. Lark Approval
Proses persetujuan merupakan bagian penting dalam operasional perusahaan.
Permintaan cuti, pembelian, reimbursement, pengajuan anggaran, hingga persetujuan dokumen sering kali membutuhkan beberapa tahapan.
Dengan workflow approval, perusahaan dapat membuat alur persetujuan yang lebih terstruktur sehingga permintaan tidak hanya bergantung pada pesan pribadi atau email.
Setiap jenis pengajuan dapat memiliki alur dan pihak yang bertanggung jawab berbeda.
7. Lark Calendar
Lark Calendar membantu tim mengelola agenda dan jadwal kerja.
Kalender dapat digunakan untuk mengatur meeting, mengundang peserta, serta melihat jadwal anggota tim.
Bagi perusahaan yang memiliki banyak aktivitas lintas departemen, pengelolaan jadwal secara terpusat dapat membantu mengurangi benturan agenda.
8. Lark Automation
Tidak semua pekerjaan harus dilakukan secara manual.
Lark menyediakan kemampuan otomasi yang dapat digunakan untuk menjalankan tindakan tertentu berdasarkan kondisi atau pemicu yang telah ditentukan.
Contohnya, ketika sebuah data masuk, status pekerjaan berubah, atau suatu proses selesai, sistem dapat menjalankan tindakan berikutnya sesuai workflow.
Otomasi semacam ini berguna untuk pekerjaan administratif yang berulang dan memiliki pola yang relatif konsisten.
9. Kustomisasi Lark
Lark menyediakan kemampuan untuk menyesuaikan workspace, database, tampilan, field, workflow, approval, dashboard, dan otomasi sesuai kebutuhan bisnis. Salah satu komponen terpentingnya adalah Lark Base.
Misalnya, Base memungkinkan perusahaan membuat:
- field dan struktur data sendiri;
- tampilan Grid, Kanban, Gallery, Gantt, dan lainnya;
- dashboard sesuai kebutuhan;
- workflow khusus;
- automation berdasarkan kondisi tertentu;
- form untuk pengumpulan data;
- permission berdasarkan kebutuhan;
- database untuk proses bisnis tertentu.
Lark sendiri menjelaskan Base sebagai platform no-code yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, termasuk membuat workflow dan dashboard tanpa harus menulis kode.
Jadi, kalau perusahaan memiliki proses seperti approval purchasing, CRM, project management, inventory, HR, sales pipeline, customer service, dan sebagainya, Lark tidak harus digunakan dalam bentuk template standar. Proses tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Kalau kebutuhan perusahaan sudah lebih kompleks, Lark juga menyediakan Lark Developer untuk membangun custom solutions menggunakan API. Jadi ada level kustomisasi yang lebih tinggi daripada sekadar konfigurasi Base.
Contoh Penggunaan Lark di Perusahaan
Penerapan platform kolaborasi akan lebih mudah dipahami jika dilihat dari proses kerja yang nyata.
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki proses pengajuan pembelian.
Sebelumnya, karyawan mengirim permintaan melalui chat. Kemudian bagian administrasi mencatatnya ke spreadsheet. Setelah itu, dokumen dikirim melalui email kepada atasan untuk mendapatkan persetujuan.
Ada beberapa titik yang berpotensi menimbulkan masalah: data harus dipindahkan secara manual, status permintaan sulit dipantau, dan riwayat persetujuan tersebar di beberapa tempat.
Dengan Lark, proses tersebut dapat diubah menjadi workflow yang lebih terstruktur.
Karyawan mengisi formulir pengajuan. Data masuk ke sistem. Atasan mendapatkan permintaan untuk diperiksa. Setelah disetujui, status pengajuan berubah dan pihak terkait dapat menerima informasi mengenai proses berikutnya.
Implementasi seperti ini tidak berarti seluruh proses perusahaan harus langsung dipindahkan ke Lark. Sebaiknya dimulai dari proses yang paling sering dilakukan, memiliki banyak tahapan, atau membutuhkan koordinasi antarbagian.
Manfaat Lark Suite bagi Perusahaan
Manfaat penggunaan Lark tidak hanya berkaitan dengan jumlah fitur yang tersedia.
#Mengurangi penggunaan aplikasi yang terlalu banyak
Perusahaan dapat menggabungkan beberapa kebutuhan kerja dalam satu platform sehingga karyawan tidak harus terus berpindah aplikasi.
#Mempermudah kolaborasi
Dokumen, data, komunikasi, dan meeting dapat menjadi bagian dari lingkungan kerja yang sama.
#Membantu standarisasi workflow
Proses seperti approval dan pengajuan dapat dibuat mengikuti alur yang telah ditentukan perusahaan.
#Meningkatkan visibilitas pekerjaan
Data pekerjaan yang dikelola secara terstruktur lebih mudah dipantau oleh pihak yang membutuhkan.
#Mendukung otomasi
Pekerjaan administratif yang berulang dapat diidentifikasi dan kemudian diotomatisasi apabila workflow-nya memungkinkan.
#Mempermudah pengelolaan informasi
Dokumen dan data perusahaan dapat ditata sehingga karyawan tidak perlu selalu meminta informasi kepada orang tertentu.
Apakah Lark Cocok untuk Semua Perusahaan?
Tidak ada satu platform yang cocok untuk seluruh organisasi.
Lark akan lebih menarik bagi perusahaan yang membutuhkan kolaborasi intensif, memiliki banyak proses lintas departemen, atau ingin mengurangi ketergantungan pada berbagai aplikasi yang terpisah.
Sebaliknya, perusahaan dengan kebutuhan digital yang sangat sederhana mungkin belum membutuhkan seluruh kemampuan yang tersedia di dalam platform.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah proses migrasi.
Menggunakan Lark bukan sekadar membuat akun dan meminta karyawan menggunakannya. Perusahaan perlu menentukan struktur workspace, hak akses, standar penggunaan, workflow, serta bagaimana data lama akan dipindahkan jika memang diperlukan.
Karena itu, evaluasi kebutuhan sebaiknya dilakukan sebelum implementasi.
Bagaimana Cara Memulai Implementasi Lark di Perusahaan?
Implementasi dapat dilakukan secara bertahap.
Pertama, identifikasi masalah yang ingin diselesaikan.
Jangan memulai dari daftar fitur. Mulailah dari proses kerja yang saat ini dianggap tidak efisien.
Kedua, petakan workflow.
Cari tahu siapa yang mengerjakan, siapa yang menyetujui, data apa yang dibutuhkan, dan apa yang terjadi setelah suatu pekerjaan selesai.
Ketiga, tentukan fitur yang diperlukan.
Tidak semua departemen harus menggunakan fitur yang sama. Tim HR, finance, marketing, sales, dan operasional dapat memiliki kebutuhan yang berbeda.
Keempat, buat struktur dan hak akses.
Ini penting terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan dan data dengan tingkat kerahasiaan berbeda.
Kelima, lakukan pilot project.
Pilih satu departemen atau satu workflow terlebih dahulu. Dari tahap ini, perusahaan dapat menemukan masalah sebelum penerapan diperluas ke seluruh organisasi.
Keenam, lakukan training.
Karyawan perlu memahami bukan hanya cara menggunakan fitur, tetapi juga aturan dan standar penggunaan yang ditetapkan perusahaan.
Sokatree Membantu Training dan Kustomisasi Lark untuk Perusahaan
Sokatree membantu perusahaan memahami cara menggunakan Lark, sekaligus menyesuaikan penggunaannya dengan kebutuhan operasional.
Sebagai konsultan Lark, Sokatree dapat memberikan training Lark kepada tim sekaligus membantu melakukan kustomisasi workspace, database, workflow, automation, dan fitur lainnya sesuai proses bisnis perusahaan.
Pendekatan ini memungkinkan perusahaan tidak harus mengubah seluruh cara kerjanya hanya untuk mengikuti sistem yang tersedia. Sebaliknya, konfigurasi Lark dapat dirancang agar lebih sesuai dengan alur kerja, struktur organisasi, dan kebutuhan masing-masing departemen.
Training juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Tim HR, finance, sales, marketing, maupun operasional tidak selalu membutuhkan materi yang sama. Karena itu, pelatihan dapat difokuskan pada fitur dan workflow yang benar-benar digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
Dengan kombinasi training dan kustomisasi, perusahaan tidak hanya mendapatkan pemahaman mengenai cara menggunakan Lark, tetapi juga memiliki sistem kerja yang lebih sesuai dengan kebutuhan internal.
