Ketika membahas proses sumber daya manusia (SDM), urutan tahapannya dapat berbeda tergantung model yang digunakan. Salah satu model yang umum digunakan menempatkan evaluasi karyawan atau evaluasi kinerja sebagai langkah keempat.
Tahap ini dilakukan setelah perusahaan melakukan perencanaan kebutuhan tenaga kerja, rekrutmen dan seleksi, kemudian penempatan atau pengembangan karyawan.
Namun, sebelum membahas tahap tersebut, penting memahami bagaimana prosesnya berjalan dari awal.
Apa Itu Proses SDM?
Proses SDM adalah rangkaian kegiatan untuk mengelola tenaga kerja sejak perusahaan menentukan kebutuhannya, mencari dan menempatkan orang yang sesuai, mengembangkan kemampuan, hingga mengevaluasi kinerjanya.
Secara sederhana, alurnya dapat digambarkan sebagai:
Perencanaan → Rekrutmen & Seleksi → Penempatan/Pengembangan → Evaluasi → Tindak Lanjut
Urutan ini bukan satu-satunya model. Beberapa literatur menggunakan tahapan yang lebih rinci.
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Tahap pertama adalah menentukan berapa banyak orang yang dibutuhkan dan kompetensi seperti apa yang diperlukan perusahaan.
Perusahaan tidak cukup hanya mengatakan membutuhkan 10 karyawan baru. HR perlu mengetahui posisi yang kosong, alasan kebutuhan tersebut, kemampuan yang diperlukan, serta kapan tenaga kerja tersebut dibutuhkan.
Tujuan Perencanaan SDM
Beberapa tujuannya antara lain:
- Menyesuaikan jumlah tenaga kerja dengan kebutuhan bisnis.
- Mengantisipasi kekurangan atau kelebihan karyawan.
- Menentukan kompetensi yang dibutuhkan.
- Menjadi dasar perekrutan.
- Membantu perusahaan menyiapkan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
2. Rekrutmen dan Seleksi
Setelah kebutuhan diketahui, perusahaan mencari kandidat yang sesuai.
Prosesnya dapat mencakup:
- Publikasi lowongan.
- Penyaringan CV.
- Tes kemampuan.
- Wawancara.
- Pemeriksaan referensi.
- Penentuan kandidat terpilih.
Tujuannya bukan mendapatkan kandidat sebanyak mungkin, tetapi menemukan orang yang paling sesuai dengan kebutuhan posisi.
3. Penempatan dan Pengembangan
Karyawan yang sudah terpilih kemudian ditempatkan sesuai posisi dan tanggung jawabnya.
Pada tahap ini perusahaan juga dapat memberikan onboarding, pelatihan, coaching, atau pendampingan agar karyawan mampu menjalankan pekerjaannya.
Pengembangan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru. Karyawan lama juga dapat memperoleh pelatihan ketika perusahaan memperkenalkan sistem, teknologi, atau tanggung jawab baru.
4. Evaluasi Kinerja Karyawan
Inilah yang dapat menjadi jawaban untuk pertanyaan “sebutkan langkah keempat dalam proses SDM” pada model lima tahap tersebut.
Evaluasi dilakukan untuk melihat apakah karyawan sudah menjalankan pekerjaan sesuai target dan standar yang ditetapkan.
Penilaiannya dapat mencakup:
- Pencapaian target.
- Kualitas pekerjaan.
- Produktivitas.
- Kemampuan bekerja sama.
- Kedisiplinan.
- Kompetensi tertentu yang dibutuhkan dalam posisi tersebut.
Hasil evaluasi kemudian dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan membutuhkan pelatihan tambahan, perubahan target, promosi, atau tindakan lainnya.
Evaluasi juga sebaiknya tidak hanya dilakukan ketika perusahaan ingin memberikan penilaian tahunan. Umpan balik berkala dapat membantu karyawan mengetahui apa yang sudah baik dan bagian mana yang masih perlu diperbaiki.
5. Tindak Lanjut
Setelah evaluasi selesai, perusahaan perlu menentukan tindakan berdasarkan hasilnya.
Misalnya:
- Kinerja baik → diberikan apresiasi atau peluang pengembangan.
- Kinerja belum memenuhi target → diberikan coaching atau pelatihan.
- Kompetensi tidak sesuai posisi → dilakukan penyesuaian tugas atau penempatan.
Dengan demikian, proses SDM tidak berhenti pada penilaian. Hasil evaluasi harus digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan berikutnya.
Contoh Perencanaan SDM
Misalnya sebuah perusahaan software berencana membuka cabang baru.
Dari perencanaan bisnis, perusahaan memperkirakan membutuhkan:
- 1 Branch Manager
- 2 Sales Executive
- 1 Customer Support
- 1 Technical Support
HR kemudian memetakan kompetensi yang dibutuhkan, mencari kandidat, melakukan seleksi, dan menempatkan orang yang terpilih.
Setelah beberapa bulan bekerja, kinerja mereka dievaluasi. Jika salah satu Sales Executive belum mencapai target, perusahaan tidak langsung menyimpulkan bahwa orang tersebut tidak kompeten. HR dan atasannya dapat mencari tahu penyebabnya terlebih dahulu, kemudian memberikan coaching atau pelatihan yang sesuai.
Inilah fungsi penting dari siklus pengelolaan SDM: data dari satu tahap menjadi bahan untuk mengambil keputusan pada tahap berikutnya.
Metode Perencanaan SDM
Perusahaan dapat menggunakan berbagai metode sesuai ukuran organisasi dan kebutuhan bisnis.
Beberapa pendekatan yang umum digunakan antara lain:
- Analisis tren, dengan melihat pola kebutuhan tenaga kerja dari periode sebelumnya.
- Analisis beban kerja, dengan menghitung pekerjaan yang harus diselesaikan dan kapasitas tenaga kerja yang tersedia.
- Analisis rasio, dengan membandingkan jumlah karyawan dengan indikator bisnis tertentu.
- Peramalan kebutuhan tenaga kerja, untuk memperkirakan jumlah dan kompetensi yang dibutuhkan pada masa mendatang.
Tidak ada satu metode yang cocok untuk semua perusahaan. Organisasi kecil mungkin cukup menggunakan analisis beban kerja sederhana, sedangkan perusahaan besar membutuhkan data yang jauh lebih kompleks.
Mengapa Perencanaan SDM Tidak Bisa Berdiri Sendiri?
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menganggap perencanaan tenaga kerja hanya berkaitan dengan perekrutan.
Padahal, kebutuhan karyawan harus terus dibandingkan dengan kondisi sebenarnya.
Misalnya perusahaan awalnya memperkirakan membutuhkan 20 sales. Setelah enam bulan, ternyata teknologi baru membuat produktivitas setiap sales meningkat sehingga kebutuhan tersebut berubah.
Artinya, perencanaan perlu dievaluasi dan disesuaikan dengan kondisi bisnis.
Yang terpenting, seluruh proses tersebut membentuk satu siklus: perusahaan merencanakan kebutuhan, mencari dan mengembangkan tenaga kerja, mengevaluasi hasilnya, lalu menggunakan hasil evaluasi tersebut untuk memperbaiki pengelolaan SDM berikutnya.
