Apa yang Dimaksud dengan Organogram dan Cara Membuatnya

Ketika sebuah perusahaan mulai berkembang, pembagian tugas dan tanggung jawab harus dibuat semakin jelas. Salah satu cara yang paling umum digunakan adalah melalui organogram perusahaan.

Dengan melihat organogram, karyawan dapat mengetahui siapa atasan langsungnya, divisi mana yang bertanggung jawab terhadap suatu pekerjaan, hingga bagaimana alur koordinasi dalam organisasi.

Lantas, apa yang dimaksud dengan manajerial? 

Apa Itu Organogram Perusahaan?

Organogram perusahaan adalah bagan visual yang menggambarkan struktur organisasi, hubungan antarjabatan, serta garis pelaporan di dalam sebuah perusahaan.

Sederhananya, organogram berfungsi sebagai “peta organisasi” yang menunjukkan siapa memimpin siapa dan bagaimana setiap divisi saling terhubung.

Berbeda dengan daftar jabatan yang hanya menampilkan nama posisi, organogram memperlihatkan hubungan hierarki sehingga lebih mudah dipahami.

Fungsi Organogram Perusahaan

Organogram bukan sekadar bagan yang ditempel di dinding kantor. Dalam praktiknya, bagan ini memiliki beberapa fungsi penting.

#Memperjelas Struktur Organisasi

Setiap karyawan dapat mengetahui posisi dirinya dalam organisasi dan kepada siapa ia harus melapor.

#Mempermudah Koordinasi

Karena alur komunikasi sudah jelas, proses koordinasi antarbagian menjadi lebih cepat dan mengurangi risiko miskomunikasi.

#Membantu Pembagian Tugas

Setiap divisi memahami ruang lingkup pekerjaannya sehingga tanggung jawab tidak saling tumpang tindih.

#Mendukung Pengambilan Keputusan

Manajemen dapat menentukan pihak yang berwenang mengambil keputusan sesuai dengan level jabatannya.

#Mempermudah Proses Onboarding

Karyawan baru dapat lebih cepat memahami struktur organisasi dan mengenal hubungan kerja antardivisi.

#Komponen dalam Organogram

Meskipun setiap perusahaan memiliki struktur yang berbeda, umumnya organogram memuat beberapa komponen berikut.

• Direksi atau pimpinan perusahaan.
• Kepala divisi atau departemen.
• Supervisor atau koordinator.
• Staff operasional.
• Garis hubungan pelaporan.

Semua komponen tersebut disusun secara bertingkat agar mudah dipahami.

Contoh Organogram Perusahaan

Berikut contoh sederhana struktur organisasi pada sebuah perusahaan.

Direktur Utama
│
├── Direktur Operasional
│ ├── Manager Produksi
│ ├── Manager Warehouse
│ └── Manager Quality Control
│
├── Direktur Keuangan
│ ├── Finance Manager
│ └── Accounting Manager
│
├── Direktur SDM
│ ├── HR Manager
│ └── General Affairs Manager
│
└── Direktur Pemasaran
├── Marketing Manager
└── Sales Manager

Pada perusahaan yang lebih besar, struktur tersebut dapat memiliki beberapa lapisan tambahan, seperti assistant manager, supervisor, hingga team leader.

Tools untuk Membuat Organogram Perusahaan

Saat ini, membuat organogram tidak lagi harus menggunakan aplikasi desain yang rumit. Berbagai software dan platform online telah menyediakan template siap pakai yang dapat disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan.

Beberapa tools yang umum digunakan antara lain:

• Microsoft Visio, cocok untuk perusahaan yang membutuhkan diagram organisasi dengan fitur yang lengkap.
• Lucidchart, aplikasi berbasis cloud yang memudahkan tim membuat dan mengedit organogram secara kolaboratif.
• Draw.io (diagrams.net), solusi gratis yang menyediakan berbagai template diagram organisasi dan dapat diintegrasikan dengan Google Drive maupun OneDrive.
• Canva, pilihan yang tepat bagi pengguna yang ingin membuat organogram dengan tampilan menarik tanpa memerlukan keahlian desain.
• Miro, platform kolaborasi visual yang cocok untuk perusahaan yang sering melakukan brainstorming, workshop, atau perencanaan struktur organisasi secara bersama-sama.

Pilihlah tools yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk organisasi kecil, aplikasi gratis seperti Draw.io atau Canva biasanya sudah cukup.

Sementara itu, perusahaan dengan struktur yang lebih kompleks dapat mempertimbangkan Microsoft Visio atau Lucidchart karena menawarkan fitur yang lebih lengkap dan fleksibel.

Organogram pada Perusahaan Manufaktur

Pada perusahaan manufaktur atau pabrik, struktur organisasi biasanya lebih kompleks karena melibatkan proses produksi.

Sebagai contoh:

• Direktur Utama
• Plant Manager
• Production Manager
• Engineering Manager
• Warehouse Manager
• Quality Control Manager
• Production Supervisor
• Line Leader
• Operator Produksi

Selain divisi produksi, perusahaan manufaktur juga memiliki bagian pembelian, logistik, maintenance, serta kesehatan dan keselamatan kerja (K3).

Cara Membuat Organogram Perusahaan

Agar organogram benar-benar membantu operasional perusahaan, penyusunannya sebaiknya mengikuti langkah berikut.

• Tentukan tujuan organisasi.
• Identifikasi seluruh divisi yang ada.
• Susun hierarki jabatan dari level tertinggi hingga operasional.
• Tentukan hubungan pelaporan antarjabatan.
• Gunakan bentuk visual yang mudah dipahami.
• Perbarui organogram apabila terjadi perubahan struktur organisasi.

Organogram yang diperbarui secara berkala akan membantu seluruh karyawan memahami perubahan tanggung jawab di dalam perusahaan.

Studi Kasus di Sokatree

Sebuah perusahaan distribusi memiliki lebih dari 150 karyawan yang tersebar di beberapa divisi. Karena belum memiliki organogram yang jelas, banyak karyawan kebingungan menentukan pihak yang berwenang memberikan persetujuan pembelian barang maupun cuti.

Perusahaan kemudian menyusun organogram yang menampilkan seluruh struktur organisasi beserta garis pelaporannya.

Setelah diterapkan, proses persetujuan menjadi lebih cepat karena setiap karyawan mengetahui kepada siapa mereka harus mengajukan permohonan. Selain itu, koordinasi antarbagian juga menjadi lebih efektif karena tidak lagi terjadi tumpang tindih tanggung jawab.

Organogram vs Struktur Organisasi, Apa Bedanya?

Kedua istilah ini sering dianggap sama, padahal memiliki makna yang sedikit berbeda.

Lantas, apa bedanya organogram dengan struktur jabatan dalam perusahaan?

Struktur organisasi adalah susunan jabatan, fungsi, dan pembagian tanggung jawab dalam perusahaan.

Sementara itu, organogram merupakan representasi visual dari struktur organisasi tersebut dalam bentuk bagan atau diagram.

Dengan kata lain, struktur organisasi adalah konsepnya, sedangkan organogram adalah cara menyajikannya agar lebih mudah dipahami.

Organogram perusahaan merupakan alat visual yang membantu menggambarkan hubungan antarjabatan, garis pelaporan, serta pembagian tanggung jawab di dalam organisasi.

Dengan organogram yang jelas, proses komunikasi, koordinasi, dan pengambilan keputusan dapat berjalan lebih efektif.

Baik perusahaan kecil maupun besar sebaiknya memiliki organogram yang selalu diperbarui agar seluruh karyawan memahami posisi, wewenang, dan alur kerja dalam organisasi.